人事档案管理现状和改革的思考的论文.doc
姚乃斌
[摘 要]人事档案是人才信息的重要载体，只有通过加强人事档案的开发利用工作，才能使之在发现人才、人才选拔、加速人才培养、合理配置人力资源等方面最大限度地发挥干部人事档案的作用。目前基层人事档案管理存在一些问题，因此必需提高认识、转变管理方式、采用现代化管理手段、提高档案管理人员素质等措施使基层人事档案管理迈向科学化。
[关键词]基层；人事档案管理；管理
中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）25-0328-01
引言
人事档案作为反映个人履历、工作业绩、思想品德和业务能力等内容的重要文件，对于真实记载个人成长、科学配置人力资源具有重要意义。当前规范基层人事档案管理工作制度、充分发挥人事档案价值已成为企业人力资源管理的重要工作内容之一。科学高效开展基层人事档案管理工作，有助于更合理地组织人事工作决策。在对当前基层人事档案管理工作的研究与分析过程中我们发现，由于诸多主客观条件限制，档案管理仍然存在很多急需解决的问题。
1 基层人事档案管理问题分析
1.1 基层人事档案意识淡薄
长期以来，有些人对档案没有足够的重视，意识不到人事档案对自己的重要性和必要性，不懂得报送或及时报送管理档案的部门，有些人甚至不懂档案的法律效力，有时为了个人某方面的利益得失，填报虚假信息，伪造虚假档案，造成了档案的虚假性。有一些企业领导对档案管理重视不够，对档案存在“用时重要、平时次要、忙时忘掉”，“重视使用，轻视管理”，“多数人使用，少数人管理”等现象。认为档案管理工作就是档案管理员的事情，平时不管不问，更不把档案管理纳入年度工作计划和年终考核制度，使档案管理工作处于无计划、无检测、无总结的状态。有些企业在调换档案管理人员时不够慎重，档案管理人员变动频繁、队伍不稳，有的档案管理人员并不是专业管理人员，有的是身兼数职，工作任务重，影响了档案管理工作的有效进展。
1.2 基层人事档案管理手段落后
基层人事档案由于办公条件的限制，缺少专业的档案室或档案库房，有些单位甚至还在档案室存放办公用品，堆放杂物。档案室的硬件设施条件比较低，去湿机、加湿器、空调、通风设备，温湿度测量及控制设备，防盗、防火报警器，灭火器，消毒灭菌设备这些常规设施很多基层档案室都没有配备，使档案的安全得不到保证。另外档案的管理比较混乱，没有进行严格的编号、登记、存放、建档，使档案存放比较凌乱，容易造成档案遗失或者是影响了档案的使用寿命。另外基层档案管理缺失现代化的管理技术和手段。在计算机的利用方面，只是简单的档案材料目录的录入，缺乏专业的人事档案管理软件。
1.3 基层人事档案工作者少且素质不高
基层人事档案工作者不多，并且很少是专业的档案管理人员，缺少档案管理的专业理论知识，对人事档案缺少足够的重视，不注重职业道德修养，业务不追求上进、造成有些档案及档案材料缺失、失真现象，甚至违法、违规现象。有些基层的档案管理人员为了方便，或碍于亲朋好友的情面私自复制或借用人事档案。
3 基层人事档案管理的改进策略
3.1 强化人事档案管理意识
企业领导要高度重视人事档案管理工作，把它作为企业人力资源管理的重要内容，并将其纳入单位工作的重要议事日程。同时基层单位要建立人事档案管理定性定量绩效考核机制，实行动态管理，进一步推动人事档案管理工作规范化和科学化。
2.2 规范、健全基层人事档案管理方式
加强社会诚信教育和加大打击制假买假力度是保障人事档案严肃性的重要手段，但是规范人事档案管理是工作基础，同时要把人事档案管理工作纳入法制化的范畴。建立健全干部人事档案材料的归档制度，严格按照法律规定收集、鉴别整理人事档案，实行分层次、分级审核制度，每项工作都制度化，保证人事档案管理工作井然有序地开展。
2.3 促进基层人事档案管理创新转变
在現代化的信息社会里，信息公开流动是现代社会的重要特征，人才的特长可以通过可公开的档案信息传递到四方，是对国家社会的重要贡献，因此改进人事档案管理方式也要与时俱进。随着当前频繁的人才流动，给人事档案管理工作带来了新的内容，也促使人事档案必须从封闭型的传统的档案管理向开放型的现代化管理转变。加强对档案管理人员的监督，进一步提高企业职工任用透明度，尤其是对重要领导要详细公示其年龄、学历等重点事项，使之经得起推敲。要充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新，通过网络，可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享，向社会提供优质高效的人才档案信息服务，以实现人事档案信息资源的有效共享，最终达到人才的合理配置。
2.4 积极运用高新技术进行基层人事档案管理
随着社会信息化的高速发展，基层人事档案管理也要保持与时俱进。人事档案是人才信息资源库，合理利用各种资源，要使其最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。实现人事档案管理现代化，是人事档案服务于人事工作、企事业单位人事绩效考核制度的需要，是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。这就要求档案管理部门进一步提高工作效率，准确、及时地传输人事信息，提高人事信息管理的时效性。要合理利用计算机、扫描仪、网络数据库等现代设备和现代技术，对人事档案实行计算机辅助管理，实现人事档案纸质与数据格式并存，根据需要，通过计算机快捷地查阅有关内容。既方便利用者又提高了人事档案管理工作的效率和质量，并大大提高档案的利用效率。
2.5 提高基层人事档案管理人员的素质
随着国家人事制度改革的不断深入，人事档案管理的方式也要随之进行相应的调整和变化，这就需要不断提高人事档案管理者的综合素质，具备政治立场高度坚定、为人民服务责任心强、知识广博、钻研业务的素质。具备钻研业务的素质，才能把人事档案管理与计算机信息化等其他专业结合起来，逐步使人事档案管理从传统的经验型手工操作模式向现代化、自动化、信息化操作模式转变，同时积极探索新的管理模式，使人事档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的人事资源。
结束语
人事档案是记录个人经历和政治面貌的重要资料，加快人事档案管理工作的创新与发展，对于系统化人才管理社会的构建具有重要意义。在新时代发展背景下，面对急剧变化的信息时代对人事档案管理带来的冲击与挑战，改革工作者要不断引入新型管理技术，促进档案管理方法改革，为经济社会的发展提供坚实保障。
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