电子文件归档与电子档案管理.ppt
袁超
[摘 要]随着社会的发展进步，新时期的科技不断进步发展，我国相关部门已将用电子文件档案管理法代替了传统的纸质档案管理费。这一改变在一定程度上使资料更加具有条理性，也使需要查阅资料的人们能够更加快捷方便地查阅到相关资料，并且较普通的纸质档案更方便管理。电子文件档案管理法大大节省了人力物力财力，应该得到大力推广。然而，电子文件档案管理法就如同一把双刃剑，在给人们带来便利的同时也存在问题，需要我们进行解决。
[关键词]电子文件；档案管理；问题；对策
中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）25-0322-01
引言
随着信息技术的广泛应用，办公方式逐渐趋向自动化、网络化、系统化、标准化，由此电子文件也由此诞生。电子文件与传统纸质文件不同，它必须运用复杂的编码与解码手段才能被应用在企业文件管理中。电子文件可以进行粘贴复制并存储在不同的介质里，获得允许的使用者，可以随时随地调取档案资料自行查阅。面对这样一个全新的电子文件的形式，传统的档案管理方式明显不再适用。因此，制定一套科学化的电子文件档案化管理就显得非常必要。
1 电子文件档案化管理的内涵
电子文件档案化管理指的是基于传统的档案管理经验以及具体的形式，结合电子文件所具有的特点，从而采用先进的信息技术手段，借鉴与学习虚拟立卷与文件中心等先进的电子档案管理理论，根据实际情况对电子文件实行自动化与网络化的文件级的管理模式。从而实现电子文件档案化管理的高效与快捷。与此同时，建立地区与部门之间的电子文件中转站以及档案库，充分发挥档案管理部门的技术优势，对电子文件做到集中式的保存与管理。此外，电子文件的档案化管理应该借鉴学习优秀的、先进的理念与技术手段，采用開放、灵活、虚拟的管理方式。档案管理部门通过采用、计算机、网络、光盘存储、图文扫描等技术手段来对各部门、各地区的电子文件进行集中式的管理。
2 电子文件档案管理存在的主要问题
2.1 相关部门未引起足够的重视
电子文件档案管理办法对外界条件有很高的依赖性，需要电子文件档案管理部门引起足够的重视。现如今，相关部门认为一旦文件录入在案了便是十分的安全，其实不然，文件录入前、录入时、录入后三个阶段应该是同样的重要，应该引起重视。在档案的三个阶段中相关部门应该采取不同的措施，录入前做好资料的审核，保证资料的真实性；录入时也应该保证审核好数据不要造成录入误差；录入后应该做好监管工作，防止有人恶意改动数据，给以后的研究带来不必要的麻烦。
2.2 管理制度不够完善
当前对于电子文件管理的相关制度较为松散，没有明确划分清责任范围，当电子文件档案出错时，相关人员相互推诿，不好确认过失的承担者。由于制度的不完善，相关负责人员犯错成本较低，会加大电子文件档案的不安全性。因此，我们应该尽快地提出方案建立健全的电子文件档案管理制度，做到对电子文件档案的最大化保护。
2.3 管理人员的自身素质较低
管理人员是每天接触电子文件档案的人员，他们负责归总档案，也负责后续的管理。因此这一批人是管理好电子文件档案的关键。但是目前对于这批人员并没有严格的审核制度，没有经过相关的考核，只是能从事这份工作，但是能否做到精益求精还有待商榷。这样的人员或许由于未受到专业的培训，面对电子文件档案的突发问题并不能提出妥善的解决方案。长此以往，小问题便会积累成为大问题，对电子文件档案管理法的推广以及实际的操作都会造成较大的损害。
3 如何解决电子文件档案管理中遇到的问题
3.1 相关部门要引起足够的重视
这项改变需要相关部门摒弃以前老旧的想法，认为资料的泄露不会对公司或者当前任务造成实质性的损失，部门领导应该具有创新型的思维方式，认识到电子文件档案管理的重要性，对公司或自身长远发展的帮助。
3.2 完善电子文件档案管理的管理制度
没有规矩不成方圆，要人们按照应做的来管理电子文件档案就应该设立相应的管理制度，有了管理制度作为约束，在有人违反规矩时也有惩罚的依据。健全的管理制度不仅仅是完善电子文件档案管理的必要手段，也为电子文件档案管理制度后续的发展保驾续航。有了制度的保障，就算有人对电子文件档案管理怀有恶意也会有所顾忌。电子档案管理制度在制度层面上划分清楚责任范围，划分清楚管理人员的管理范围，并且罗列清楚违反相关规定的惩罚制度，奖罚分明。
3.3 提升管理人员的素质修养
管理人员是电子文件档案管理的主要参与者，他们的负责与否严重地影响了电子文件档案是否安全、是否能长久保存。首先应该在招聘相关管理人员的时候严格筛选，不能因为目前岗位差人就大幅度的降低选拔标准，给后续工作带来麻烦，做到宁缺毋滥。其次，在管理人员从事电子文件档案管理的工作中，应该严格要求这些员工遵守管理制度，不滥用职权谋利，让员工从心底热爱这份工作，从而更好地管理电子文件档案。最后，管理人员离岗应该签署保密合同等，保证离岗不泄露档案内容，以免造成不必要的损失。
3.4 做好消除风险的准备
一是让风险及时得到分散。电子档案信息具有系统性、网络性和抽象性。在档案受到风险侵袭时最好及时转移风险，通过分散法把风险降到最低。二是要保证电子档案硬件可靠。特别是要与网络供应商立下可靠协议，让他们提供的计算机等设备一定要符合电子档案管理的需要。将归档的范围、元数据、格式标准，置于前端信息生成系统，形成完整、符合标准的SIP（提交信息包），调用WebService服务，启动归档信息合法性校验、电子文件格式转换及归档审批流程，确保归档信息符合档案标准，实现真正意义的前端控制与文档一体化管理，并通过OAIS提供强大的文字编辑及插入图像、音视频、Flash技术，结合全文检索在线提取素材，在线编研发布，减少专题信息整合的时间和难度，提高主动、定向服务的能力，采用Flash3D技术远程动态展示库房全貌、档案位置、排架空间、批量上架、数量统计、立体浏览，从而全面提高工作效率。
结语
总之，电子档案管理是单位建设和其它工作顺利完成的有效保障，管理建设单位要顺应时代的要求，尽量把电子技术用于档案管理过程中，为管理单位的信息储存、查阅等提供方便。同时，作为电子档案管理工作人员，必须提高电脑掌控技术，加强业务学习，学会分析电子档案管理中存在的安全风险，并采取有效措施提高电子档案管理的安全保障。
参考文献
[1] 梁莉莉.电子文件档案化管理的新思维[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2016（07）：37-38.
