浅谈如何实现档案管理信息化
王贺
[摘 要]当前我国相当数量的县级档案信息化管理水平较为低下，极少数地区还处于原始状态。如何把先进的计算机技术与现代管理理念相结合，本文就如何使档案管理实现信息化作了阐述。
[关键词]档案管理信息化 途径
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）25-0319-01
随着城市建设的快速发展，档案的利用频率日益加快，业务量在近几年内呈现出几何级增长的态势。鉴于此，一、二线城市花大力气和大投入利用计算机技术，研发应用了综合信息管理系统。这些新技术的运用，不仅带来了巨大的经济效益，也带来了便民利商的社会效益。但是，就全国的情况看，还有相当数量的县级档案信息化管理水平较为低下，极少数地区还处于原始状态。县级档案管理，如何把先进的计算机技术与现代管理理念相结合，将政策业务与信息技术相结合，提高档案的使用价值？这已成为目前迫切需要解决的大问题。本文试从提高档案信息化管理水平的角度，作一些实践与理论方面的探索。
一、档案管理的基本状况
档案信息，是权属登记的真实记录和重要依据，是城市建设档案的核心数据。具有业务增量大、门类多、档案内容更新快和用途广等特点。这些庞大的资料，很多地方主要还是依靠人工采集、室内加工，周期长、消耗大、纸质存储占据空间大、易磨损霉变、手工检索费力费时、安全系数不高，无法满足动态管理的需要，也无法实现信息共享，这就是县级档案管理的基本状况。传统的手工作业，占用了管理部门的大量人力，使档案服务工作远远滞后于城市建设的快速发展。这些弊端，主要根源于传统的手工作业。由此看来，走网络信息化之路势在必行。
二、从实现网络信息化，看档案管理的优越性
档案管理的网络信息化建设与运行，既提高了城市管理的档次，又为创建和谐社会提供了物质保障。给社会经济发展带来了看得见，摸得着的效益和优越性。
一是快捷方便。该系统完全可以做到满足社会的各项要求，凸现快捷、准确、方便、易于操作的效率优势。群众查阅立等可知，办件事项不再是期盼和无休止的等待。
二是科学系统。系统的登记，从收件、初审、复审、审批、缮证、发证和财务结算，到产权登记过程中收集产生的各种证明材料，都可以直接登记进入计算机。形成完整的、准确的档案数据库。原始档案数据进入计算机后，再利用其强大的分类组合、检索、调阅、复制功能来建立完整的档案管理系统。
三是规范有序。这个系统，把统一的规范和标准贯彻始终。如不同档案的扫描方式、每份档案的扫描内容、扫描后在电脑中的保存格式等等，都制订了规范有序的执行标准。这些标准规范，对以后的利用效率和准确度起着决定性的作用。
四是安全可靠。该系统用计算机管理手段，带来了工作效率的提高。同时，也大大提高了网络的安全可靠性。比如，服务器机房的配置，防火防雷措施到位；详尽的责任制度、安全可靠的保密措施；完善权限的分级体系，网络防火墙的设置，对传输的数据加密、解密；定期进行数据备份，刻录光盘，实施“黑匣子”技术防数据信息丢失等措施，确保系统的安全顺利运行。
三、提高档案信息化管理水平的有效路径
由于档案数量庞大，又始终处于变量状态，即便是在高科技手段的保障下，电子档案数据库的建立与管理仍然是一项长期的系统工程，比如换代升级、扩容、更新等。所以.不可能一蹴而就。我认为，必须从实际出发，扎扎实实地开展各项工作，才能进一步加快和不断完善档案网络信息化建设。
（一）强化信息化管理意识
长久以来，很多單位对档案管理工作意识缺乏，认为档案工作并不能为公司带来收益，只要简单保管，不丢失泄密、可以应付工程质量检查就可以，更没有把档案的信息化建设工作提上日程。在一些基层单位，很多档案管理职位都采用兼任制度，且人员频繁调换，档案管理人员缺乏系统的理论知识学习和信息化管理操作技能。随着社会信息化的高速发展，这些传统观念已经无法适应现代化档案管理工作的要求，必须转变意识，加快档案管理工作信息化进程，搭建设施完备、体制优越、信息化水平高的工程档案事业体系。
（二）构建信息化保障制度
档案管理信息化工作是工程现代化建设的重要任务，必须纳入年度考评指标当中，在工程档案资料搜集、整理、保存工作上采取管理责任制，利用制度有效推动工程档案管理的信息化进程。目前，很多工程企业档案管理制度落后，根本无法达到档案管理完整性、真实性、安全性的要求，档案信息化保障制度亟需建立，同时，还要与时俱进，定期对制度进行梳理补漏，永葆档案制度的生命力。
（三）实现档案网络化管理
使用高新技术对档案信息进行存储管理是档案网络化管理的必经之路，主要表现在以下几个方面：第一，完善网络信息工作的硬件储备，比如计算机、扫描仪、服务器、光盘等存储设备；第二，开发全国通用型的信息管理软件，将档案管理与办公室智能化系统相结合；第三，建设包含文字材料、图像材料、音频材料和视频材料的多媒体工程档案数据库；第四，用技术手段对档案材料进行安全保护，并保障软硬件的安全顺畅运行。
（四）要建立一支高素质的专业人才队伍
人才是网络经济时代的第一资源和首要依托。档案管理现代化是不断完善优化的过程，始终要依赖于档案人员素质的提高。实现档案管理现代化的关键，是专业人才建设。因此，各级领导要足够重视建设一支精通管理且熟悉计算机基础知识的专业队伍。为现职工作人员创造条件鼓励他们岗位成才。同时通过在职培训的办法，使在职人员补上欠缺的现代科学知识和管理科学知识。还要创造条件，调入专业的科技人员。只要有一支高素质的专业人才队伍，档案信息化管理水平就一定能够提高。
