师机关部门、企事业单位参加培训-师市举办政务网公文办理系统操作...
宿昊
[摘 要]随着我国社会和经济的快速发展，事业单位应得到了相应的进步，事业单位电子公文档案管理模式是一种新型的模式，其主要是利用先进的信息技术以及计算机互联网技术，实现对档案资料的保存、整理、分类以及管理。但是这种新型的管理系统也有一定弊端，其系统的安全性有待提高，对这一系统的安全机制进行了研究。基于此，本文主要阐述了电子公文档案的内容和加强事业单位电子公文档案管理系统安全的策略，希望能为我国事业单位今后的发展带来帮助。
[关键词]事业单位电子公文档案管理 策略
中图分类号：TP315 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）31-0353-01
在事业单位的发展中，电子文件的运用范围越来越广，加强电子文件管理是21世纪档案工作遇到的新课题。因此，事业单位应不断地研究、探索这方面的工作，才能保证电子档案的真实性、完整性和安全性，使档案资源得到安全、可靠的保护，并加强档案信息交流，准确、快速地向社会提供档案信息资料，促进事业单位经济的发展。
一、电子公文档案简述
电子公文一般指的是正式性公文文本的电子化发展，成为国家相关机构或社会组织等实际行使其管理权力的一项数字化设备，能够以简便的数码形式储存在磁盘等载体当中，并使用计算机等相关设备进行查阅和传递，属于一项具有一定法律效用的电子化文件。在电子公文档案的管理过程中，其主要涉及到发文、收文和档案管理三个部分。而电子公文档案的实际管理主要指运用网络和计算机技术发挥虚拟性立卷以及汲取文件等效果，进而逐步实现电子公文档案管理的网络化发展，有效保证电子档案管理具有足够的真实性和安全性。电子化公文档案的管理和传统管理方式存在一定的区别。首先，在归档时间上，电子化方式能够有效设置档案分类号码和访问的限制性，运用认证等方面实现网络性移交，进而在办理完毕之后实现有效归档，处理时间比传统管理方式更短。
二、加强事业单位电子公文档案管理系统安全的策略
2.1 强化安全管理理念
对于事业单位电子公文档案管理系统来说，随着网络化的广泛应用，其安全隐患也越来越多，特别是要想使事业单位电子公文档案管理系统更好地发挥作用，“开放性”也越来越强，因而一定要重视安全机制建设，进一步强化安全管理理念。在这方面，一定要将安全管理工作作为事业单位电子公文档案管理系统运行与管理的重要内容，单位的领导应当从战略的高度重视安全管理工作，一定要重视安全运行，要科学安全事业单位电子公文档案管理系统的运行模式，要由专人进行管理，同时要配备安全管理人员。加强对管理人员的安全意识教育，使他们始终树立安全理念，在开展工作的过程中首先想到安全问题，这样才能为其安全运行打下坚实的思想基础。要高度重视安全管理工作的协调性，领导要高度重视，工作人员要以身作则，相互之间要多支持、多提醒，出现问题要及时解决。
2.2 加强安全管理体系
对于事业单位电子公文档案管理工作来说，要想建立科学的安全管理机制，必须形成安全管理的协同性，切实加强安全管理体系建设。对于一个单位来说，事业单位电子公文档案管理系统的应用主要是由管理部门和管理人员应用，但对于安全管理机制建设来说，却涉及方方面面，因而一定要高度重视管理体系的系统性和严密性，一切与安全机制建设有关的单位和部门都应当纳入到安全管理体系当中。比如单位可以建立事业单位电子公文档案管理系统安全管理“协调机制”，相关部门负责人都应当成为协调机制中的成员，这样能够形成安全管理的强大合力，进而能够更有效地避免出现安全漏洞。加强安全管理体系建设，还要做好各方面安全管理工作的协调性，使制度管理、人员管理、技术管理等方方面面更具有紧密的联系，避免出现安全管理“空白点”，确保安全管理能够发挥作用。
2.3 拓展安全管理内容
对于安全机制建设来说，除了要做好方方面面的管理工作，还进一步拓展安全管理内容，只有这样才能更好的实现安全运行。这就需要在开展安全管理方面，一定要大力加强物理安全管理、技术安全管理、网络安全管理、数据库安全管理、系统软件安全管理工作，只有对这些内容进行科学的管理，才能使管理工作更具有全面性。在这方面一定要发挥协调机制的作用，对各个方面的安全管理内容，要实现“各负其责、各司其职”，同时相互之间还要多沟通和联系，发现安全隐患要及时进行排查，确保安全管理能够有条不紊地进行，使事业单位电子公文档案管理系统始终处于安全环境下，特别是在数据安全方面更要高度重视，一定要坚持每天做好“数据备份”，U盘、光盘以及云存储都要进行，“三管齐下”方可保证数据安全。
2.4 制定安全管理制度
制度具有规范性的重大作用。对于事业单位电子公文档案管理系统来说，要想使其在更加安全的环境下运行，一定要重视安全管理制度建设，确保事业单位电子公文档案管理规范、有序运行。这就需要在开展工作的过程中，要按照安全性的要求，制定一系列的安全管理制度，对于管理人员、管理系统、管理机制等一定要制定科学的制度和流程，并且要嚴格按照制度开展工作。比如对于管理人员来说，要科学确定管理人员的使用权限，不能随便登记事业单位电子公文档案管理系统，确保在“人”的因素上不出现问题。要高度重视物理隔离模式的运用，建立登记物理隔离制度，对于身份证制度一定要认真执行，不允许非管理人员登录事业单位电子公文档案管理系统。还要高度重视制度的执行力，如果安全管理制度制定出来以后不能够执行，那么也只能是“一纸空文”，因而一定要强化制度的执行，对于不执行制度而出现安全事故的要给予处分。
三、结束语
综上所述，电子文件档案管理系统实际和实现与信息化技术的发展和档案管理专业知识是分不开的，要实现高效管理系统一方面需要不断对系统功能进行维护，另一方面还对电子文件进行妥善保存管理。电子文件档案管理系统的实现对于促进当前事业单位电子档案管理工作发展具有重要价值，因而事业单位电子档案管理人员和技术人员应该加强对电子文件档案管理信息技术的研究，从而可以在一定程度上保障档案管理工作的顺利开展，同时也为事业单位今后的发展奠定良好的基础。
参考文献
[1] 陶水龙.电子文件和电子档案元数据分类与方案设计[J].档案学研究，2016（06）.
[2] 姚卫星.加强事业单位电子档案管理的分析与思考[J].浙江档案，2016（10）.
[3] 王明光.如何做好机关事业单位电子公文的登记备份工作[J].人力资源管理，201（07）.endprint
