大数据时代如何做好事业单位档案信息保密工作
刘西美
[摘 要]随着大数据时代的来临，我们的各项工作也相应的发生了一些变化，在社会保障方面，我们的传统的社保档案工作方法显然已经不适用于现在，大数据的影响是方方面面的，如果我们能适应这个大环境并合理利用开发，那么，这将给我们的社保工作带来很大的好处。所以，我们需要对之进行改进和提升。
[关键词]大数据时代；社保档案；工作
中图分类号：D632.1；G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）15-0285-01
档案信息是一项无形资产，在大数据时代下，档案管理将朝着社会化、多元化、开放性和先进性等方向发展，档案服务以利用者的个性化需求为导向，提供网络化、智慧型的服务。为了使社保档案信息资源不流失，必须要建立健全档案管理制度。同时，对于社保档案工作，要做到勤总结，勤改进，不断创新，认真研究社保档案工作中遇到的新情况和新问题，完善档案管理制度并且加强档案管理的规范化建设，健全各项档案制度，制定相关管理制度。做到在大背景环境下的与时俱进，这样才能保证档案工作合理化的有效开展，这也是社保档案管理工作顺利进行的保证。
1 档案短板短在何处
1.1 社保档案的战略地位未确立，工作基础薄弱
部分人认为档案管理是细枝末节，与部门考核关系不大，基层窗口工作繁忙压力大，没有时间去整理并影像化繁琐的档案材料；档案室面积不达标，没有电脑、扫描仪等设备，档案电子化举步维艰；未按照《社会保险档案管理办法》和ISO9001质量管理体系认证标准将档案纳入规范化管理，未形成良好的运行机制；未配备相对稳定、满足工作需要的专职档案工作人员，兼职人员对口档案专业的更少。
1.2 业务档案影像化程度低，影响经办质量
各科室自行收集整理业务档案，全部采用纸质手工管理，直接影响后期的查询、统计、核查，档案使用不直观快捷，工作效率低且容易出差错。纸质档案一般未备份，档案管理安全性差，年久缺失可能性大，缺失后造成经办依据不足，如果经办出错同时档案缺失，业务经办流程缺少原始依据而无法上溯纠正，影响社保经办的连续性、严肃性，损害参保人的切身利益，社保事业深入持续发展受到制约。
1.3 职工人事档案零电子化，原始依据无法与数据库共享
职工人事档案是办理退休的重要依据和调整养老待遇的原始憑证，是社保档案的重要组成部分，关系到职工退休时间、工龄长短、养老待遇的高低。由于其形成时间久远，涉及多地多单位，且数量大、内容多、情况复杂、流动性强，管理规范到位还存在很大困难：纸质档案管理不到位，出现重要资料缺失等问题影响职工切身利益。未及时整理装订，影像化基础数据不规范。档案电脑查询的目录索引未建立，全面影像化职工档案未纳入工作规划，未开发档案管理软件。
2 大数据时代下社保档案工作的应对措施
2.1 树立档案大数据意识
在大数据环境下进行社保档案工作的改革，首先就要改变大家的意识，要树立档案大数据的意识，认识到档案大数据的重要性。在以前，很多企业和单位没有意识到档案工作的重要性，导致工作效率不高，加之在传统的管理方式下，档案利用只是提供被动的查阅服务。随着档案大数据时代的到来，档案管理在工作中发挥的作用越来越明显，一些企业和单位也渐渐地开始重视对档案的管理，着重提高每名员工的档案意识，工作效率得到很大的提升，一些工作也得以更好地开展。
2.2 革新档案管理技术
为了加强和规范公司档案管理，有必要建立起一个良好的档案运行管理制度，提高档案的利用效率及品质。我们可以完善数字档案的利用，根据数字档案资源利用的特殊性，设置数字档案和电子文件的检索量、阅读量和下载量等统计项目。大数将使利用统计工作大量化、复杂化和专业化，这就要求工作人员必须具备一定统计理论和实务素养。所以，要及时对相关的工作人员进行技术培训，同时把工作具体实践中的经验、技巧、成果等在工作人员中进行交流，便于工作人员的相互借鉴、相互促进，做好专业人员配备的工作。
2.3 再造档案业务环节
档案业务既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作，要求从事档案工作的工作人员既要有扎实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。要将档案管理工作纳入公司业务管理程序，纳入公司的各个业务部门、职能部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。办公室档案管理人员要做到及时、主动收集存档资料，按时归档、定期整理并且经常检查，反复过滤，对各项档案进行有序的科学的整理。部门档案的管理工作要做到：纳入工作计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围，在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
2.4 完善经办平台软件模块，促进服务水平提升
加强社保一体化系统管理，重要的档案材料必须全部规范扫描，不得漏扫或少扫。在人事档案和社保档案影像化的基础上，开发电子档案系统与社保经办系统兼容软件，社保经办时可以从人事档案数据库中直接提取转换相关材料，一次影像扫描全程电子共享，提高社保工作人员经办效率，减少出错率。参保单位可以上传电子档案，社保机构受理后初审，减少档案信息采集的工作量，提高信息录入的时效性和准确性，企业职工退休办理可以提前网上电子档案送审，节省现场审核时间，通过信息平台反馈办理进度，职工随时掌握业务办理进度。
结论
结合大数据背景，对档案管理工作进行了几点分析，大数据时代的档案管理应该发挥出应有价值，无论是在工作效率与单位管理水平方面，都要给予高度重视，并且积极通过实践进行创新，以实际情况，分析管理等方面的内容，积极进行决策，通过工作效率的提升，进一步完善档案管理部门的工作水平，通过大数据时代要求，不断完善发展，让档案管理工作做到真正意义上的便利性，为国家档案事业发展尽有效力量。
参考文献
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