对企业离退休人员档案管理和服务的思考
何永亮
[摘 要]企业在国民经济发展过程中具有极为重要的作用，而企业又具有退休人员数量多、人员构成复杂、涉及环节较多的问题，因此，务必要格外重视企业退休人员档案管理工作。企业退休人员档案管理工作的复杂性、综合性较高，合理地管理企业退休人员档案，既能够为企业广大退休人员服务，又能够促进企业更好地实现人力资源管理，推动企业的可持续性发展。
[关键词]企业；退休人员；档案管理
中图分类号：F272.92；G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）15-0344-01
1 企业退休人员档案管理存在的问题
1.1 企业退休人员档案管理制度并不完善
从目前来看，我国很多地区都还没有结合本地实际情况来建立起健全、完善、系统的企业退休人员档案管理制度，存在着较多的问题。例如：很多企业退休人员档案管理的卷案都存在着档案序号记录混乱、标题记录不完整等问题；很多企业退休人员档案中的关键资料并未都到全面收集；企业退休人员档案管理中并未严格执行查看、保密、借阅等制度，严重得影响到了企业退休人员档案的利用率和真实性。
1.2 企业退休人员档案检索效率低下
企业退休人员个性化档案管理的主要内容之一就是检索效能，从目前来看，有相当数量的企业退休人员进行个性化档案管理还没有采用现代化信息档案检索工具来管理企业退休人员档案，仍然一直延续着传统的手工检索方式，导致企业退休人员档案检索效率低下。
1.3 档案管理人员数量少，专业技能有待提高
人力资源和社会保障部门的工作任务繁重、涉及面广，除了企业退休人员档案管理工作之外，每天还有很多的工作需要完成。这样一来，就导致人力资源和社会保障部门中专门从事企业退休人员档案管理的人员数量极少，远远不能满足企业退休人员档案管理工作的需要。与此同时，企业退休人员档案管理的专业性较强，且需要不断充电学习，但是目前基层档案管理人员的专业技能有待提高。
2 加强企业退休人员档案管理的相应措施
2.1 强化思想认识，提高执行力
退休人员的个人档案是其一生奋斗的价值彰显，也是人生的轨迹体现。加强退休人员档案管理，必须从领导层做起，高度重视，将退休人员档案管理纳入工作重要内容，定期开展宣传培训，加强理念教育，提升认识水平；要常态化开展档案工作检查，及时发现问题并落实整改，及时反馈群众意见和要求，关心档案管理者的职级晋升，帮助解决具体问题，增强工作信心，不断提升服务水平。
2.2 加强队伍建设，提升综合能力
档案管理工作的好坏在很大的程度上取决于档案管理者，在选配档案管理工作人员时，必须把好入口关，要坚持德、才、能的标准，要有甘于平凡、乐于奉献、爱岗尽业、踏实肯干的精神，要具备现代化办公技能，要具有专业的业务知识；工作中常态开展业务知识培训，交流增广见识，学习先进经验，提升技能，适应社会发展；常态开展心里素质教育，不断引导档案管理者树立正确的世界观、人生观、价值观，筑牢抵御落后、腐朽思想的防线。
2.3 要做好、改善退休人员档案管理各种规章体制
做好退休人员档案管理任务，不但是档案管理有关法律、法规要求的根本保障，也是保证退休人员核心利益的一项根本任务，在这个进行中创建与改善退休人员档案管理各类规章体制就变得非常关键。需安排力量，统一计划，全方位落实退休员工档案的正确管理与整章建制任务，把退休员工档案管理任务加入体制化、标准化层面。创建有效的档案管理体制，认真依据制度进行各类管理任务。需依照实际，根据上级安排规定，创建与完善相关体制，按制度进行、按制度做事是降低工作随意性，保障工作任务按时做好的关键举措。退休员工档案管理任务一定要坚持执行党与国家相关档案、保密任务的法律、法规与体制，且做好各个管理工作，真实做好依法管档，依法做事，让退休人员档案管理工作更加体制化、标准化，确保这个工作的有效进展。
2.4 加快信息建设，推进共建共享
退休人员的档案由于受到时间和空间的限制，档案管理繁琐性强、准确度低、检索难度大，我们在加快推进完善在职人员的信息档案编制时，必须同步推进退休人员的电子档案录入，利用多媒体设备，比如扫描仪，把退休人员的纸质档案变为电子档案，存入电脑，只有这样才能推进档案管理信息化建设。同时电子档案的录入，可以提高档案的准确性，方便人们的查询，利用互联网可以向社会公布一些不属于保密范畴的档案信息，推进信息共建共享，切实提高退休人员档案利用率。
2.5 要落实退休人员档案的接收管理工作
要落实退休人员档案管理工作，先是要完成退休人员档案的接收管理工作，这样才可以保证退休人员档案的质量与完好无损。需依据退休人员档案管理任务的相关要求完成退休员工档案的接收整理任务。在接收档案时，需认真审核每个档案内容是否完整，目录登记和档案资料内容是否相符，装订是否满足要求。在认真审核每个档案内容与数目后，才能办理档案转交手续。另外，给已接收的退休人员资料需完成必要必备的整合，包含了编写档案目录、据顺序整合档案信息、复印页码、装成书册、填写档案号、完成《退休員工人事档案目录》等等。退休员工档案信息通常需用原件保存，确实要复制保存的，需在复制件内注明“跟原件内容一样”标识，且加上复印件出具机构的印章。据规定编写档案号。档案号是一人一个号，由管理单位名称的拼音首位、退休人员退休时间、顺序号三部分构成。可以代表过去历史，不可随便增删书面信息。
结论
综上所述，退休人员档案社会化管理任务是社会化管理任务的根基，在档案管理的进行中要坚定“以人为本”的工作思想，就是把如何让退休人员更好的享受晚年作为重要出发点，退休人员档案包含了人事资料、业务资料与健康档案等等，认真落实好退休人员社会化的管理工作安排。
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