事业单位档案信息化管理建设的方法分析
李莉清
[摘 要]随着我国社会主义市场经济发展、信息技术的进步，各单位人员流动、岗位调换现象也越来越多频繁。档案记录了一个人的具体工作经历以及奖惩情况，具有参考依据作用，尤其是那些原始性的材料，能够有效的帮助单位进行人员任用决策。因此做好事业单位人事档案管理工作，进一步提升单位档案管理的信息化水平既是大势所趋也是形势所迫。基于此，本文对事业单位档案信息化管理的有效途径进行分析。
[关键词]事业单位；档案管理；信息化建设
中图分类号：G270.7；D630.1 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）15-0340-01
1 档案管理信息化建设的必要性
在过去，事业单位的档案主要以纸质档案为主，管理工作基本上全靠档案管理人员来完成，不但管理效率得不到有效保障，还容易出现差错。近年来，档案信息化成为了事业单位档案管理的普遍发展趋势。所谓档案信息化是指将传统的纸质档案转化成为依托计算机互联网的电子档案的过程。与传统档案管理相比，档案信息化管理大大提高了管理的效率，不仅可以节约人力成本，还能有效避免档案管理中人为的错误，使档案的分类、查询、储存更加的便捷、准确。总之，档案管理信息化建设是事业单位为了适应时代发展做出的必然选择。
2 事业单位档案信息化管理存在的问题
2.1 重视程度不够
虽然目前很多的事业单位跟随互联网发展趋势，引进了档案信息化管理模式，但是实际运用效果非常不理想。最关键的是单位领导和档案管理者意识上的缺乏，对其运用不够重视，同时也没有清楚地了解其对档案管理的重要性和便利性，很多档案信息都没有及时地进行归档处理，导致信息的遗漏。并且由于很多事业单位的档案管理人员不是青年人群，其思维观念比较老旧，对档案的管理依然采取纸质的方法，并没有意识到网络技术的实效性，也就无法谈及信息化的档案管理模式了。
2.2 部分事业单位的档案管理人
员对档案管理的工作没有很深入的了解，所以整体档案管理操作只是按部就班地通过最传统的方法进行。而不像专业的档案管理人员，有丰富的理论知识和实践能力，学习过较为先进的档案管理方法，明确档案信息化建设的重要性。此外，还有部分档案管理员对于工作并没有太多的熱情，安于现状，不思进取，不主动学习新的档案管理方式。由此看来，目前很多管理员的综合素质不强。
3 事业单位档案信息化管理的措施
3.1 高度重视档案信息化管理
要想全面地实施档案管理信息化，就需要向所有的档案管理员普及信息化管理档案的重要性和优势，重视意识培养，建设好档案信息化管理工作。档案室需要投入一定的资金成本，购买先进的设备设施，建设综合化的网络系统，做好硬件设施的准备工作，这也是档案信息化建设的前提条件。只有塑造了这一层次的意识形态，才能够让档案管理工作顺利地开展和实施。
3.2 提升事业单位档案信息化管理安全性
从现阶段档案信息化建设上看，其管理过程的安全问题备受关注，现代化给予档案管理先进的管理模式，但也给档案管理带来了新问题，尤其是安全问题，因此要高度重视，具体保证措施如下：首先，从网络共享性入手，共享过程因数据被广泛利用，存在被篡改危险，那么为了提高相关安全性，要重视访问权限的设置，同时，也要做好身份识别，重视加密设置；其次，档案管理人员要严格把控相关内容，尤其在网络安全维护过程中，必须从档案的管理安全出发，时刻做到有效的安全升级与维护管理；再次，安全性提高过程，要重视相关防火墙的设置，基于高质量的杀毒软件为主，要积极重视升级，即使进行系统更新，修复相关漏洞等等；最后从设备的管理入手，相关的设备在管理与维护阶段，必须做好清洁，包括定期的除去灰尘或防湿等等，这是避免发生硬件损坏的关键，保护硬件设备也可以阻挡不必要的数据丢失风险。
3.3 建立事业单位档案管理信息化标准
目前，从事业单位档案的信息化管理过程看，更加需要完善其标准，只有结合实际建立标准，才能提高信息化档案管理有效性，作为相关事业单位，以什么样的标准进行衡量，都需要进一步讨论，从实际上看，管理过程很难形成发展的合力，为了解决一些遇到问题，必须发挥出档案管理信息化建设作用。首先，从统一的信息化档案录入标准上看，必须制定更加符合发展的标准，做到录入过程的规范化，包括录入原则以及格式方法，文字标识等等方面，都要以统一标准进行衡量。在此过程中，也要做好档案提取的检索设置。其次，在相关的软件开发与研究过程，要统一作业，为了更好的实现各区域的档案互动，必须进一步依托有效的档案信息资源，实现共享的同时，也力求进一步提高管理效率，通过建立信息化标准，必然会提高档案管理过程的信息化建设能力。
3.4 档案管理人员要不断提高自身素质
在信息化时代，档案管理人员要充分认识到提高自身素质的重要性，不仅要积极参加事业单位开展的各种培训课程，还要利用业余时间“充电”，夯实专业基础知识，努力提高计算机操作水平，确保自己的专业素质能够满足档案管理信息化建设的需要。此外，档案管理人员还要积极转变旧有的管理理念，与时俱进，开拓创新，努力适应档案管理新模式。档案管理人员在日常工作中要端正工作态度，富有责任感和使命感，努力提高档案信息化管理水平。
3.5 提高档案检索效率
对很多档案管理人员来说，检索是日常工作内容之一，而检索工作效果的好坏与否主要涉及两个方面：一是做好档案信息的收集工作，保证信息资料的全面性。二是提高检索的效率，快速获得档案信息。只有做好这两个方面，才能有效地提升检索的实际效率。
4 结语
综上所述，事业单位档案信息化管理既是社会发展对事业单位的必然要求，也是事业单位转变旧有管理理念，与时俱进，创新档案管理模式的重要手段。信息化时代，做好档案信息化管理对提高事业单位的档案管理水平、实现政务公开、促进事业单位良性发展均具有积极的意义。
参考文献
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