基于信息化背景下行政事业单位档案管理科学化探究.doc
脱连弟
摘 要 本文介绍了在机关事业单位档案管理实现信息化的优势、实现档案管理信息化存在的问题，并提出了建立健全信息化档案管理规章制度、加强领导干部对信息化档案管理的认知意识、积极建设档案管理信息系统、在网站建立档案信息服务和共享模式等方面档案管理信息化建设实施的有效途径，为机关事业单位进行信息化档案管理工作的创新提供一些借鉴。
关键词 档案管理；信息化；机关事业单位
中图分类号 G2 文献标识码 A 文章编号 1674-6708（2018）212-0146-02
随着现代社会和科学技术的发展，信息化时代已来临，信息化运用在社会的各个领域并且发挥着非常重要地作用。近几年，无论是从中央到地方，还是从上到下的单位领导们都对档案管理的重视程度加强了不少，开始关注档案管理的工作。档案管理工作在面对新的形势下，积极适应新形势发展，建设信息化的档案管理。档案管理的信息化的实现对提升机关事业单位的档案管理服务水平发挥着尤为重要的作用。
1 实现档案管理信息化的优势
信息化档案管理是指利用计算机、数据库、扫描仪等现代科技技术，把纸质文件、声像文件等档案转变成电子文件并系统地组织起来，变成具有有序结构的档案信息库。
1.1 实现信息化档案管理，大大缩短了档案管理人员的工作时间
对于众多的机关事业单位来说，每年都会有大量的文件需要归档，甚至有些大单位每年要产生高达数千甚至数万件归档文件，而且有些譬如人事档案、记录重大事件发生的归档文件还需要长期保存。在没有实现信息化档案管理的那些年代，纸质档案的整理、筛选、归档、保存都是一项及其复杂繁琐的工作，信息化档案管理实现后，大大节省了人力、物力、财力等方面的消耗，还大幅提升了工作效率。
1.2 实现信息化档案管理，可以解决档案室空间狭小的问题
目前，众多机关单位办公用房有限，专门存放档案的房间比较小，每年需归档的档案比较多，加之多年档案的积存，导致存放档案的空间越来越小。在实现档案管理信息化后，对年代久远积存的档案进行电子化处理，有效解决了档案存放场所不足的问题。同时，也解决了对于达不到档案保存室的保存湿度、温度的严格要求问题，也相应的迎刃而解。
1.3 实现信息化档案管理，可以大大提高档案查找速度和档案保存的稳定性
由于多年的积存，归档文件比较多，查找非常不便。加之前些年档案管理人员对档案管理工作不重视，档案存放工作做的不够细致，导致档案查找更是困难。档案管理信息化的实现，使得纸质档案变成电子档案保存后，大大提高了档案查找速度。同时，传统的纸质档案保存方法不当还容易造成纸质档案遭受破坏，降低了纸质档案的保存寿命。纸质档案变成电子档案保存后，也相应提高了档案保存的时间，满足了档案长期保存的需求。
2 实现档案管理信息化存在的问题
2.1 档案管理信息化基础设施落后
档案管理信息化需要一定得软硬件作为基础，比如性能良好的电脑、档案管理专用软件、纸质文件扫描设备等先进设备，然而各个机关单位本身不具备盈利水平，在资金投入方面不能满足档案信息化建设，导致档案管理信息化基础设施条件薄弱。
2.2 档案管理制度方面不完善
档案管理制度的标准化、规范化的是实现档案管理信息化建设的先决条件，各个单位也有一些针对纸质文档、音像等档案方面的标准，然而没有针对信息化档案的统一标准和规范。
2.3 档案管理人员的综合素质欠缺
一方面机关事业单位的檔案管理员，大多都不是档案管理专业的工作人员，不具备基本的档案管理理论知识和专业知识，对档案的收集、整理、归档工作都是通过个人经验和后天的学习在管理。另一方面由于档案管理工作的枯燥性，年轻人都不愿意干，导致档案管理人员的年龄偏大、学历不高、对信息化工具的使用不熟练的问题，档案管理人员现有的素质无法满足档案管理信息化。
2.4 对档案管理工作缺乏重视
目前，每个单位都有档案管理工作，在实际的工作中无论是从领导还是档案管理者来说都重视程度不够，没有从根本上认识到档案工作的重要性，甚至在认识上存在一些误区，认为档案管理工作就是简单的对一些资料的保存。
3 档案管理信息化建设实施的有效途径
3.1 建立健全信息化档案管理规章制度
机关事业单位应该制定一套与档案信息化管理相适应的档案管理规章制度。首先，制定统一的档案管理标准和规范，例如纸质档案转化成电子文档、电子文档的管理、电子文档使用、数字档案的建设等档案信息化应用和管理应有单位制定出统一的标准和规范，这项标准和规范是档案管理信息化建设的基础。这些规章制度的制定实档案管理信息化实现的前提要求。
3.2 加强领导干部对信息化档案管理的认知意识
加大宣传档案管理实现信息化后给单位、给档案管理工作人员带来的便捷，让单位的领导和职工，对档案管理信息化有深刻的认知。只有领导把档案管理信息化工作作为单位的一项重要工作来抓，为档案管理信息化创造有利条件，从人员配备、资金使用等多个方面提供保障，为早日实现本单位档案管理信息化打下坚实基础。
3.3 积极建设档案管理信息系统
在档案管理信息化建设方面，一方面是计算机、档案管理专用软件、网络技术等高科技产品的应用上加大资金投入。另一方面逐步建立目录数据库、全文数据库等，开展对于电子档案和数字档案的备份工作，确保档案信息的安全性，同时提高了查找档案的效率。
建设档案管理信息系统，是机关事业单位档案管理信息化实现的前提条件，因此，建设档案管理信息系统，解决了档案管理信息化建设进程中在软件方面存在的问题，同时也大大提升了机关档案信息化管理水平。将现代化的高科技技术应用到档案管理工作中，正确认识到电子档案对档案管理的重要性，充分发挥电子档案的作用，逐步实现数字档案创建目标，不断提高档案管理信息化，更好地发挥档案的作用。
3.4 建立网站档案信息服务和共享模式
机关事业单位都有自己本部门的网站，针对用户的需求，建立线上服务体系，例如档案查询、档案动态等栏目的设置，为用户提供一站式档案信息服务，同时网站资源要及时更新、保证信息内容的准确，能够通过对档案信息的提取和加工，生成客户需求的档案信息产品。同时，要以先进的技术和管理为基础，建立档案信息的网络共享模式。
3.5 培养具备综合素质的档案管理人才
在信息化的社会里，档案管理人员的整体素质影响着单位的纸质文件归档水平。档案管理者综合素质的提高，首先应当通过自学掌握基本的档案管理信息化理论和业务知识、信息化档案管理流程要求和操作规程，同时能够熟练地使用档案管理信息化系统。其次，当代社会在高速发展，设备更新换代比较快，为适应社会发展要求，为了工作的需要，档案管理员还应当具备一定的技术创新能力。
由于各个单位的情况不同，对档案管理、使用的要求也不相同，在工作中档案管理人员可能会遇到很多不同问题，面临很多挑战，这就需要档案管理人员运用业务知识灵活主动的寻找解决问题的办法，为更好地做好档案的管理工作。
3.6 加强档案信息的保密性和安全性工作
机关事业单位的档案信息的保密性和安全性，是档案管理工作的重中之重。通过对档案数据进行备份的方式，做到对档案信息的安全性保护。在系统中设置防火墙或通过身份验证等方式来提高档案管理网络安全防护能力。
4 结论
在现代社会高速发展的背景下给档案管理工作带来了新机遇，从实现信息化的檔案管理，大大缩短了档案管理人员的工作时间、实现信息化的档案管理，可以解决档案室空间狭小的问题、实现信息化的档案管理，可以大大提高档案查找速度和档案保存的稳定性等几个方面介绍了机关事业单位档案管理实现信息化后的优势。档案管理信息化建设的有效实施，对促进我国的档案管理信息化建设具有一定的参考价值和借鉴意义。
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