档案信息化建设与档案管理几点思考..doc
黄平
[摘 要]随着信息化时代的全面发展，社会各行各业都充分运用着网络设备和互联网数据，这同样也不排除事业单位的档案信息建设。由于传统的档案信息建设与管理比较繁杂和老旧，并且在个人信息的查找上耗时耗力，所以运用信息化来加强档案的管理工作是非常有必要的。因此，本文将从档案信息化建设的特征出发，探究其在事业单位档案管理中的运用现状，并思考如何提升其有效运用的力度，保证档案管理工作的顺利进行。
[关键词]档案信息化；档案管理；措施
中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）31-0296-01
1 档案信息化建设与档案管理的特征分析
1.1 时效性
在进行档案信息化建设期间，需要掌握档案管理信息化建设与档案管理的基本特征，这样才能达到档案管理水平不断提升的目的。时效性是档案管理的主要特征之一，档案管理中包含很多档案信息，档案信息的采集、管理、归类、存储等属于一种长期模式，管理期限便是最显著的体现。档案管理是将档案信息系统的进行管理，随时提供给需要的部门或者群体，所以档案管理的信息更新需要做到与时俱进，不断升级档案信息管理的时效性特征，为档案管理发展抓住准确的发展机会。
1.2 改革性
档案管理中，积极开展信息化建设，是顺应改革推动的行为体现，档案管理具有明显的改革性特征体现，尤其是管理中的每个环节，都会在一定时期内出现一系列的调整归类，这样才能进一步推动档案管理的革新。信息化档案管理建设，对于改革性特点进行了突出显示，其改善了传统档案管理中存在的缺陷，从档案管理的每个步骤进行优化调整，信息的收集、整理、归类、存储等都得到创新。
1.3 价值性
價值性是档案信息化建设中的又一特征体现。档案信息化建设中，帮助档案管理拓展了管理信息资源，并且完善了管理结构中存在的不足，建立更大的档案管理数据库，真正实现了档案管理资源的共享，这样就极大程度上激发了档案管理在社会发展中的作用，体现了档案管理的价值。整合档案管理过程中，档案本身就具有非常高的借鉴、参考、存储等价值，信息化建设基础上，进一步提高了档案管理的文化价值、社会价值。将传统单一的档案管理“变活”，成为为社会发展提供信息的“活资源库”。
2 档案管理信息化的运用现状
2.1 重视程度不够
虽然目前很多的事业单位跟随互联网发展趋势，引进了档案信息化管理模式，但是实际运用效果非常不理想。最关键的是单位领导和档案管理者意识上的缺乏，对其运用不够重视，同时也没有清楚地了解其对档案管理的重要性和便利性，很多档案信息都没有及时地进行归档处理，导致信息的遗漏。并且由于很多事业单位的档案管理人员不是青年人群，其思维观念比较老旧，对档案的管理依然采取纸质的方法，并没有意识到网络技术的实效性，也就无法谈及信息化的档案管理模式了。
2.2 档案检索效率不高
从目前的档案管理信息化运用情况来看，大多数事业单位还是采取传统的检索摸索，即通过人工手工检索。这种检索模式效率低，即使是经验丰富的档案管理员也需要一定的时间才能够正确检索。虽然单位档案管理人员在原有的检索方式上有所调整和改进，编制出各类别的检索工具，但始终在效率上不如信息化档案管理模式。
3 档案信息化建设与管理的改进措施
3.1 从思想认识上给予高度重视
提高对档案信息化建设的重视程度，是开展档案信息化建设的前提条件，只有深入了解档案信息化建设对企业经营和行业发展起到的重要作用，才能落实到行动上，主动采取措施，促进企业档案的信息化建设。提高重视程度应该主要从高级管理人员和档案管理人员两个层次入手，高级管理人员是企业战略的制定者，只有高层制定完善的档案信息化建设方案，下级部门才能按照方案组织实施。档案管理部门也应该对档案信息化建设给予高度重视，积极配合上级部门的决策，制定合理的实施方案，为企业建设档案管理制度提供便利条件。企业的高级管理人员可以加强宣传，提高档案管理部门、制度设计部门、人事管理部门对档案信息化建设的重视程度，做好相关法律法规的普及工作，促使员工明白档案信息化建设是与他们的工作密切相关的，同时也是每个员工应尽的责任和义务，发动全部力量搞好档案信息化建设。
3.2 建设统一规范的标准
建设统一规范的标准，首先要保证具有完善的法律法规体系，同时行业内部应该制定统一的管理标准，在档案信息化建设过程中提供制度规范，为档案信息化建设工作保驾护航。行业协会应该制定统一的指导标准，企业在档案信息化建设过程中，严格按照行业标准组织建设，实现行业档案信息化建设的规范化和标准化。另外对于档案信息化建设的技术标准也应该执行统一的规范，如档案的整理依据、档案数量的统计标准、档案资源传输的标准、网络平台的共享等，都应该进行引导和规范，只有这样才能使得信息系统的各个部分之间相互协作相互合作，加强不同工作模块之间的联系，促进系统标准化建设。如果档案信息化的建设过程中缺乏规范的标准给予指导，那么档案资料库中的信息系统就无法正常运行，如果企业各个部门之间各行其事，没有统一的规范，那就很难实现档案管理的效率。
3.3 加强基础设施建设
基础设施建设是档案信息化建设的重要组成部分，基础设施建设主要是指档案信息化建设过程中的硬件设施的配备，如计算机和配套系统等，基础设施的建设不仅要建设完善的网络系统，还要配备档案数字化设备系统。网络系统的主要功能是将文档和数据在不同设备之间进行传输，实现资料的分享，将纸质的文档和数据通过扫描系统录入计算机，并进行数字化处理，可以构建完善的档案信息资料系统，实现随时查阅和调取。档案数字化设备的构成是多种多样的，如打印机、复印机、扫描仪、数码相机等等，通过不同设备的组合，可以对数据进行扫描和储存，通过计算机实现目录自动生成，并按照一定的编码顺序进行储存，实现全过程一体化管理。基础设施的建设是档案信息化建设的一个重要工作，关系着档案信息化建设的成败，因此应予以高度重视。
结语
档案管理是企业管理中的一个重点工作，关系着企业的经营和发展。在新时代新背景下档案管理应该主动舍弃与企业发展不符的管理方式，寻求新型的建设方式，信息化建设能够提高档案管理效率，提高管理工作的科技含量，节约管理人员时间，以便于能够将大部分精力用于企业的战略管理上。档案信息化建设是企业发展的要求，更是时代进步的要求，应充分利用科技条件，实现档案信息化建设，服务社会和大众。
参考文献
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