探析OA环境下电子文件归档管理的现状及对策.doc
聂小莉
[摘 要]当今计算机信息技术的飞速发展，为档案管理工作现代化提供了广泛的应用空间，同时也对档案管理规范工作提出了更高的要求。那么如何应用现代信息技术促进档案的规范管理，如何有效地提高档案管理效率？针对上述问题，本文对互联网环境下OA电子文件归档管理的现状及对策进行了探析。
[关键词]互联网；OA电子文件；归档管理；现状；对策
中图分类号：TV021 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）03-0087-01
OA是指以现代信息技术为核心，结合各种现代办公技术与设备形成的系统，目的是迅速、准确地处理各种信息。随着互联网的发展，OA采取互联网的手段来搜集、存贮、使用与日俱增的大量信息。这给文件与档案归档管理带来更高的效率，归档管理的费用也大幅度降低，但是互联网自身的一些缺陷也给OA电子文件归档带来了巨大的挑战。为此需要开展相关研究，寻找网络环境下OA电子文件归档的恰当策略。
一、互联网环境下OA电子文件归档面临的主要问题
（一）归档信息来源无边界
随着互联网的发展与普及，企业内外的“边界”正在消失，员工在办公室或家里处理的文件是同样的效力。由于“网络边界”的消失，OA系统所依托的互联网安全随时随地都会受到威胁。从某种意义上讲，方便快捷传递的档案信息都会随时受到挑战。黑客们可以轻而易举地拦截网络上传递的信息，进行各种工业间谍和其他破坏活动。这种全新的挑战，是档案归档管理前所未有的问题。
（二）归档信息的脆弱
整个信息系统是由资源子网和通信子网构成的，无论是传输网络还是保存档案信息的磁盘都缺乏安全性。在信息化社会，整个企业犹如一部由计算机网络连接起来的巨大机器。数字化机器具有的绝好的精密性与连通性，使得部分零件失灵而殃及全局的现象屡见不鲜。对计算机网络的恶意破坏往往是在没有任何先兆的情况下突然发生的，而且会迅速蔓延到其他部分。
（三）归档信息丢失的隐蔽
在互联网环境下归档信息通常由计算机自动完成，黑客可以植入病毒，在不留任何“痕迹”的情况下窃取归档信息，隐蔽性极强。
二、OA电子文件归档管理策略
（一）归档管理应该配备独立的服务器和防火墙等安全措施
档案的最终目的是利用档案中的信息。电子文件形式的档案可以通过计算机进行全文检索，使用比较方便。但是档案信息一般属于正式文件，有些甚至属于机密文件。可见，档案信息的查询利用必须有一定的限度，不同的人员查询使用档案信息应该有不同的权限，并且防止黑客窃取档案文件。因此，档案部门应该单独设立服务器，并且配置防火墙等安全措施。上述方法是电子文件的归档管理为工作对象，其目的是为了利用互联网提高工作效率，同时防范互联网的负面效应，便于档案的保管和利用。电子文件不仅需要归档，而且还需要进行必要的整理，以便更好地保管和利用，进一步快速有效地发挥档案的作用。
（二）电子文档应以生效时间为归档时间
相比纸质文档，电子文件要快速方便得多，而且除非有特殊需求一般不需要再查看原件。由于电子文件在利用上的优越性，使归档工作发生了根本性变化。互联网环境使得OA电子文件归档发生了一系列的变化：1.由原来事后归档，可以变为电子文档生产的同时进行归档。归档的文件已经由纸质的形式为主改变为以电子的形式为主。电子文件的归档，这是档案保管过程中必不可少的环节。电子文件能够快速在网络上传播，因此可以在产生的同时，将电子文件归档。2.由原来档案管理手工签收时，改变为电子文件进入档案管理系统的时间。这样一来，归档的标志应该是电子文档是否进入专门的档案管理系统，进入档案管理系统，那么就已经归档，否则就没有归档。
（三）电子文件立卷方式为保存在独立存储器中
电子文件能够从不同角度同时展示文件的相关内容，任意组合成各种文档档案的查找和利用。立卷是从保管的角度来看档案信息的。OA系统形成的电子文档一般属于正式文件，虽然需要借助专门的设备读取，但是为了保证电子文档的保管安全，一般要求电子文档以不依賴OA系统软件的、不参与日常办公事物的独立存储器中。电子文档的立卷直接以独立存储器为保管单位，集中保存在各个档案库，并且每个存储器最好做1个以上的备份，备份存储器放置于另一独立地点。
（四）提高档案管理人员的信息技术水平
虽然随着信息化的普及，大多数人都能够使用电子邮件等通用信息技术，但是大多数的档案管理人员缺乏专业现代信息技术的应用能力，如电子签名、数据分析、远程管理等现代电子文件的常用软硬件，多数档案管理人员并不能熟练掌握。这就需要大力提高档案管理人员的信息技术水平，可以每年选派档案管理人员参加信息技术培训，也可以引进掌握现代信息技术的人才进入档案管理队伍。
（五）建立归档信息与电子文件形成部门之间的核对制度
如前所述，电子文件归档以电子文件进入档案管理系统为归档时间，在这个过程中不需要档案管理部门与电子文件形成部门之间见面，这就有可能出现归档信息与电子文件间存在差异。档案管理部门定期或者不定期主动与电子文件形成部门核对归档信息，可以确保归档信息的准确性。
在互联网的环境下，OA系统的电子文件归档不同于传统归档，上述提出的问题和对策，意在抛砖引玉，以期引发大家思考，提高归档工作效果。
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