浅析建筑工程竣工资料整理
伍泳蓉
[摘 要]竣工资料管理是建筑工程建设项目不可或缺的重要组成部分，施工单位除了要重视工程实体这一“硬件”质量，也不能忽视竣工资料管理这一“软件”质量。本文结合多年资料管理实践经验，从三方面具体探讨了做好竣工资料管理的具体措施，以期通过优异的竣工资料管理，为承建工程顺利通过各项验收及创优提供助力。
[关键词]建筑工程 竣工资料 管理
中图分类号：F3 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）27-0077-01
建筑工程竣工資料是施工全过程的科学技术总结及成果汇集，既是工程质量额度和施工企业项目管理水平的客观反应，也是提供技术分析、解决竣工后纠纷以及项目后期管理、使用、维护、改建、扩建、技改等的重要参考价值。近年来，科学技术的进步大大促进了建筑工程管理水平的提升，工程竣工资料在整个工程项目中的重要性越发凸显，对其管理要求也越来越严，因此在实践中如何以科学化、规划化、标准化为准则狠抓竣工资料管理，从而为承建工程顺利通过各项验收及创优提供助力，是资料员的重要职责，本文就此进行粗浅探讨。
1、合理划分，规范管理
建筑工程分工任务细化、劳动力度密集性、施工工序复杂分散等特点，也决定了竣工资料数量庞大、种类繁多、内容繁杂，管理难度较大，因此，在施工过程中，为保证工资料归档的真实性、准确性和完整性，在划分竣工档案编制体系时应进行科学合理的划分，而这也是实现竣工资料收集整理以科学化、规划化、标准化的第一步工作。竣工档案编制体系可按时间的先后顺序、工序（专业）流程、保持工程平面顺序的连贯性进行划分单元，如小区工程或单项工程较多的连片开发工程，在编制体系划分时要按开工时间先后顺序划分单元，同时将每个分部、分项工程竣工文件质量检查工作列入到该单项工程的进度计划中，并作为重要的网络节点来完成。此外，合规性和有效性是竣工资料管理的基本要求，不合规的竣工资料就是无效的，只能是“废纸一张、 垃圾一堆”，因此必须推进规范性管理，保证竣工资料的合规性和有效性。以施工组织设计及各种施工专项方案为例，《单位工程施工组织设计》和各种施工专项施工方案是重要的工程管理资料，是施工单位管理水平的直观性反映，其编制必须以国家现行规范作为依据，然实践中由于建筑工程施工周期较长，部分编制依据标准有可能出现已经作废的情况，此情况下就会出现《单位工程施工组织设计》和各种施工专项施工方案不符国家现行标准和规范的问题，对此，资料员在进行资料管理时必须对这些内容进行及时调整，以确保工程资料管理能体现并贯彻国家新标准、新规范。再以填报资料为例，必须确保质检资料书写规范，书写材料耐久性良好，用碳素墨水或中性笔填写，同时要按照规范标准的相应工序验收内容填写监理规范用表，鉴于实践中不同监理对资料的要求有所不同，因此在填写报验资料前应做好相应的沟通工作双方达成一致后方能填写，切忌进行涂改。隐蔽记录与工序表应写明具体部位、工序名称、桩号、东、西侧（半幅）、南、北侧（半幅）或左、右侧（半幅），以方便日后整理资料时更清晰、直观，其内容应符合实际，不能照搬。
2、加强过程控制，严把关键环节
建筑工程资料本身具有很强的专业性，资料的搜集、积累、整理、归档是一个漫长而系统的复杂过程，贯穿于工程项目从开工到验收的全过程，管理期间很容易出现各种疏忽和放松，加之管理层次及管理单位较多，对资料的要求也不相同，更是加大了资料管理的难度，因此，我们必须加强过程控制以使资料管理始终处于不松弛、不放任、有标准、有检查、有考核的良好受控状态，为竣工资料形成过程管理打造安全保障。对此，要切实做好如下几点：一要健全工作程序。要严格按照项目流水作业程序和分项工程工艺流程建立竣工资料，严格按照竣工资料有效性要求进行组织相关签证，坚决杜绝缺失、残缺、缺项、漏签等问题的发生；二要完善工作标准。资料的编制必须严格按照统一格式进行，同时要保证“字迹清晰、项目齐全、内容完整”，尤其是要注意重要内容和重要签证，不能以复印件替代书面凭证，必须确保资料的原始性；三要严格履行程序。要严格按照施工进度及时、真实地记录、积累资料，坚决杜绝事后补作和补签问题的发生，需要加盖印章的，必须保证签字盖章齐全且程序合法，以确保资料凭证的合法有效。此外，对于一些关键环节，要严格把控，以提高资料管理的水平。以竣工图为例，竣工图在竣工资料中有着十分重要的作用，工程后期的维修、管理、改建、扩建等等都离不开竣工图这一载体，因此也是竣工资料管理的控制要点。首先，要确保竣工图能真实地反应工程的实际情况，其次，要确保竣工图章、编制单位名称、制图人、审核人、编制日期等基本内容齐全、准确、规范，若有变更的需要必须在变更处加索引，并注明更改依据，实践中一般结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更超过40%的均需重新绘制竣工图。
3、优化管理方法，提高管理科学性
《建筑工程施工质量验收统一标准》（GB50300-2001）对于竣工资料管理的要求较为笼统，而工程实际资料却是具体的，因此在实践中我们应在严格遵循法律法规规定和企业规章制度要求的基础上，结合工程具体特点优化管理方法，以提高管理的科学性和整体质量。以立卷方式为例，实践中经常存在一些案卷组卷过厚、内容混杂等情况，还有一些案卷残缺问题较为严重，如无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题等，对此，为优化案卷质量以便更科学地进行保管，我们可在结合立卷标准的基础上对以上问题案卷进行重新组卷，应尽可能地将那些相互存在某种联系的竣工资料组合在一起，对于残缺内容部分应重新加工填写，从而有效提高案卷的规范性和完整性。再以项目档案的案卷题名为例，案卷题名的准确是保证检索查准率的前提和基础，从以往实践看，检索时含混不清、文不对题或是计算机不能识别的情况时有发生，其原因主要是由于案卷题名不规范所致。针对如上问题，在著录过程中应严格遵循计算机检索需要，填写题名项时要严格规范机构简称，同时要将题名中责任者、事由、文种必要时加上地点和时间等要素都填写完整。如果题名要素不完整，则要补齐。如果题名冗长则删除多余的赘词。同时，还要统一文种，题名中经常有“验收记录”等含义不清的文种出现，不利于检索，对此应在所有验收记录的卷内目录中写清分项工程或单位工程中的具体验收记录等等，从而方便在检索中区分出每份资料的实质作用，提高检索准确率。
总之，竣工资料管理是建筑工程建设项目不可或缺的重要组成部分，和实体工程具有同等的重要性价值，因此施工单位除了要重视工程实体这一“硬件”质量，也不能忽视竣工资料管理这一“软件”质量，应积极构建起一套体系化、全程化的全过程资料管理模式，并在此基础上强化对竣工资料的科学化、规划化、标准化管理，确保竣工资料始终处于良好的受控状态，同时在实践中不断积极探索积累宝贵经验，逐步优化管理方式方法，提高管理的科学性和总体水平，从而以优异的竣工资料管理水平为建设项目工作提供便捷、高效的服务。
参考文献
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