浅议新时期如何做好企业办公室管理工作
[摘 要]企业办公室作为企业的综合管理部门，不仅担负着文件收发传阅，文书处理归案等微观服务任务，还担负着执行、调研等宏观管理职能。本文主要对企业办公室管理工作的重要性进行了简要分析，并对如何做好企业办公室管理工作提出了有效的对策。
[关键词]办公室管理 重要性 存在问题 对策
中图分类号：F3 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）27-0079-01
办公室是一个单位工作运转的核心部门，是领导联系各方的纽带，是上下级之间沟通的桥梁。其管理水平直接關系到单位各项工作的正常运转。随着市场经济的快速发展，天然气企业在发展过程中也将面临新的挑战和机遇，企业领导越来越重视办公室所起到的作用，在企业中的办公室管理工作依然是一个重要角色。科学有效的办公室管理工作模式能够促进天然气企业的发展，因此需要做好天然气企业办公室管理工作。
1、企业办公室管理工作的重要性
办公室作为企业的综合管理机构，其管理水平直接关系到企业各项工作的正常运转。在知识经济飞速发展的今天，办公室管理以其独特的活力引导着管理改革的实施。办公管理创新，不仅影响着企业管理的质量，还制约着企业的健康有序发展。首先，天然气企业办公室将各职能部门与领导、员工进行连接，是一个对决策系统及执行系统起协调作用的部门，进行着一系列日常性工作。对于企业文件的上传下达工作，办公室也是必需的辅助部门。对于领导者的决策的组织实施方面，办公室处于中间环节，在对基层单位的内部情况有了深入的了解后，再提取出有价值的信息反馈给企业的决策者，使领导者的决策符合客观条件，并协助领导制定有效的实施方案。其次，企业办公室可以为企业领导采集信息并及时反馈，根据企业中心工作进行相关调查研究，起草一些重要文稿，并在重要事情的处理上给出合理可行性建议。
2、企业办公室管理工作中存在的问题
2.1管理观念缺乏创新
随着社会的不断高速发展，其内容和形式都必须不断更新，这就要求管理观念朝着动态变化的方向展开，在高层次、全方位上作出超前的预见性，如果继续固守原有的指挥、监督、控制等管理思想观念和思维方式，往往会使办公室工作原地踏步，裹足不前， 管理工作效率得不到更好的提升。
2.2服务管理水平有待提高
许多企业办公室把自己定位于事务性工作人员，上级安排一件事干一件事，不会积极主动去思考干一件事，办事过程中缺乏有效的沟通，制定的有些措施得不到领导的肯定和职工心悦诚服的执行，整日忙碌于处理大量的、例行的日常事务以及种种临时性、突发性事务。长期以来，很多办公室人员误认为自己的职责就是领导吩咐做什么就做什么，在工作中遇到什么困难就解决什么困难，有事情做就做，没有事情做就等，忽视了自己对于信息的收集，对于相关部门的督查以及调研工作，从而丢失了为企业决策层收集、整理有关信息，为企业重大决策提供依据的工作职能，造成工作效率及服务管理水平低下。
2.3管理制度不够完善
规范程序，提高工作运转效率，是企业办公室管理创新的根本出发点。在办公室目前的管理工作中，存在着一些不规范的方面，比如职责不清、目标不明、工作中无思路，无方法等现象。这些不规范的方面，不仅加重了工作人员的工作负荷，影响了企业的整体形象，而且降低了管理工作的效率，甚至造成了不必要的时间、人力、物力的浪费。面对经济社会发展的多样化、复杂性的形势，只有进一步完善制度建设，做到工作有章可循，才能保障企业办公室工作的高效运转。
3、做好企业办公室管理工作的有效途径
3.1加强制度建设，建立健全合理的办公室规章制度
企业办公室管理制度的建设要突出科学性、规范性与系统性。科学性就是要使办公室的管理制度能反映新时期办公室工作的规律、特点和要求，真正具有权威性，从而约束办公室每位人员切实履行岗位职责，恰当的行使自己的权利。规范性就是通过制度使办公室人员的行为、工作内容和工作程序标准化、模式化。系统性就是对办公室工作所要涉及到的各项日常性工作建立健全相应的、行之有效的规章制度。只有建立健全合理的办公室管理规章制度才能有章可循、职责清楚、目标明确，从而提高我们的工作效率，提升我们的管理水平。
3.2高度重视学习，拓展创新思路
学习能提高人的精神境界，改变人的知识结构，增强人的各种技能，培养人的创新能力。创新是一个不断学习的过程，创新的基础在于有效的学习和知识的积累及运用。在知识经济社会，办公室人员应清醒地认识到不加强学习并不断更新认识就无法胜任工作。未来最可靠的竞争优势就是克服各种学习障碍去有效地学习，学习政治理论、学习办公业务，学习前人、别人的思想和经验，丰富我们的思维，只有不断更新我们的管理观念，实现我们的管理创新，才能提高我们的管理水平。
3.3提升人员素质，提高服务水平
企业办公室人员应具备良好的素质，包括良好的思想道德素质，优良的生活作风，积极的工作态度等，提升办公室人员素质，有利于实现管理模式的创新。办公室人员的思想素质决定了其价值观的形成，也可以反映出所具备的创新精神和能力，因此，要加强思想素质的建设，要全面听取有关方面的建议，综合权衡，按照企业发展方向，提出针对企业实际的新方法、新见解，促进领导决策思路的形成，协调各部门工作。另外，要提升办公室人员综合业务能力，因为办公室工作内容相对繁琐且涉及范围较广，就需要办公室人员掌握扎实的文化知识和专业技能，在实际工作结合相关的科学知识，以提高工作的效率和质量。
3.4提高综合协调能力
综合协调是办公室的一项基本职能，也是确保办公室工作高效运转的重要手段。办公室的对内协调，对外沟通的能力不仅关系到各部门工作的效率，还直接影响着一个单位的对外形象。这就需要办公室具有较高的综合协调能力。办公室工作人员无论在从事什么岗位，都要以企业大局为重，坚持从企业改革、发展和稳定的大局去思考问题。工作中要将原则性和灵活性的统一起来。既要按章办事，又要对那些职责不明的事，自觉担起责任来，同时还要主动协调，发挥其他部门的作用和积极性，力争圆满解决问题。落实到具体工作上，就是要加强与各部门的沟通联系，全面了解基层信息，准确掌握一线员工关心的热点问题，并提出协调解决的预案，同时发领导决策参考；主动加强与同行业的联系，加强各类信息的沟通，为领导决策服务。
4、结束语
在和谐社会的新形势下，如何做好办公室工作，如何适应新形势，如何为企业服务，这对办公室管理工作提出了新的要求。办公室工作效率的高低、质量的好坏等直接影响着上级政策方针和企业领导决策的顺利落实和实施，以及企业全体职工基本权利的保障。因此，做好企业办公室管理工作对促进企业发展具有重要作用。
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作者简介
王翠（1985-），女，河南南阳人，毕业于新疆师范大学汉语言文学专业，助理政工师，主要从事办公室综合管理工作。
