事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施
杨艳琼
摘 要：随着现代化的进程的加快，现如今中国的经济发展、社会发展速度也在随之加快。在这样的背景之下，越来越多的公共性事业单位收入的信息数量也剧增，这给很多事业单位造成了巨大的困扰，该如何去管理这些数据，该怎样建立信息化的数据档案管理体系。本文主要是立足于分析当下事业单位档案管理信息化建设遇到的问题以及应对策略。
关键词：事业单位；档案；网络；问题；解决办法
档案管理信息化是事业单位采取的一种将收集到的信息数字化并且储存起来的方式，也是事业单位的重要工作职能之一。随着现代科学技术的发展，大数据时代以往的档案处理方式已经不足以应对日益繁多的信息，信息化建设已经成为了档案管理的必要趋势。可是，因为固有传统模式存在已久，有些思想早已根深蒂固，因此给信息化建设带来了一定的难度，使得改革实施起来出现了一些问题，不能夠完全顺利的进行。
一、档案管理信息化建设具有重要意义
信息化建设可以提高档案的阅读效率，相对于之前的管理方式来说，信息化的管理方式更加的易于查找。而且相比较之下，之前传用的保存方法大多采用纸质，保存于纸质的档案袋里面，按照一定的类型排序分门别类的放在架子上，查找的时候按照规律去查找。难免费时费力还不易查找，而且纸质的档案体积大，又重，还不便于保存，一不小心遗失后便很难寻回。纸质档的档案还容易破损，如果拿的次数多了时间长了容易变旧变脆，或者不小心损坏便不能再修复，最终导致文件的丢失。档案信息化建设都是建立电子档案，可以很轻易的通过计算机来进行查找，方便快捷又精准。而且还节约了查找时间，文件也不存在会被损坏的可能，即使不小心丢失了也可以从云端再次找回。档案储存在计算机既方便查找又不占用现实空间，计算机磁盘可以储存很多，在一定程度上节约了用于购买档案袋、书架的费用，也不用特意派人打理，延长了档案的储存时间。这种创新既是时代发展的必然结果也是事业单位发展必经的一步，在一定程度上推动了事业单位的发展。
二、事业单位档案管理信息化建设表现出来的问题
1.档案信息的开发利用不完全
现如今很多事业单位并没有完全的做到完全的开发和利用已有的档案信息，因此导致出现了已有信息被反复多次加工储存而其他未被获取的信息被遗漏、信息缺漏、信息种类单一、资源匮乏等情况。虽然在政府的扶持下很多地方都建立了相应的信息资源管理库，但仍然没有使得信息的收集和利用不完全的问题得到有效的改善。
2.网络安全措施存在隐患
因为很多的事业单位收集的档案中包含着很多有关的机密性的信息，所以在档案管理信息化的过程中将这些信息上传到网上，如果网络安全措施做的不到位很有可能会导致重要信息的泄露。除此外如果外界的因素有意的侵入信息管理系统后也会导致机密信息的外泄，但是出现重要信息外泄的主要因素还是在于单位内部建设。有一部分管理人员可能因为网络安全意识过于薄弱，在进行信息化管理时将保存的信息联网到了网上，导致病毒和黑客趁机侵入。现如今的网络环境日新月异复杂多变，很容易发生信息的泄露。
3.内部管理人员信息化技术不过关
因为之前长时间从事传统的信息管理工作，使得大多数的管理人员缺乏相应的档案管理信息化的技术，对信息化缺乏了解和接触。对计算机处理数据，云储存等相应的知识也只限于听说过，根本谈不上熟悉。然而，管理人员技术的不成熟会很大程度上限制管理信息化的进程。
三、事业单位档案管理信息化现存问题的解决办法
1.制定规范的档案管理制度
事业单位在社会主义的建设中有着重要的地位，有相应的法律专门制定了事业单位的管理制度，因此档案管理的工作也要遵循相应法律制度的规范。但是由于信息化建设并没有沿袭原有的管理方式，之前的法规也已不适用，但新的针对性的法律也并未出现。事业单位工作的重要地位就意味着其必须要严格管理，建立一个系统的、有根可循的管理体系，以此来为档案管理提供安全保障。因此，事业单位必须要根据自己的实际情况制度适用于自己的档案管理信息化建设的条约，加强对于信息化建设的监管力度。
2.提高档案管理人员的质量
从事档案管理信息化建设的工作人员必须要具备一定的信息技术和信息处理能力。工作人员应该至于与提高自己的信息技术来适应日益增长的建设需求。除了能力要过硬之外，还要注重培养内在的文化素质。相关管理部门也要寻找和招收有能力的人才，引进新鲜的血液，为档案管理信息化建设注入新的动力。
3.创建和健全档案管理信息化建设的网站
事业单位要创建专门的档案管理信息化的网站，这样可以最大程度上的发挥计算机的信息建设功能，更加系统有序的管理档案信息。还可以一定程度的推进不同单位间信息资源的共享，充分利用资源，完善档案管理信息化的建设。同时也要随时更新建设网站，使其能够紧跟发展的步伐，获得更多的信息资源。
综上所述，要想建立健全档案管理信息化建设，首先要找出建设进程中所遇到的问题，并采取有效的解决措施，不断将建立健全管理体制。另外，还要注意引进先进的科学技术和人才，勇于创新，提高工作人员的综合素质，推动事业单位的可持续发展。
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