重大建设项目档案管理
何永亮
[摘 要]随着“后峰会，前亚运”时代的到来，我区的重大建设项目日趋增多，直接突出了档案管理工作的重要性，完整、真实、准确的档案可有效反映工程建设情况，因此，必须加大对档案管理工作的重视程度，相关档案管理人员应积极承担自身职责，坚持“严谨规范”、“高效科学”的档案管理原则，利用现代化管理技术，提升档案管理的有效性。
[关键词]档案管理人员；重大建设项目；重要作用
中图分类号：G271.6 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）15-0306-01
1 重大建设项目档案工作概述
重大项目档案管理始终贯彻在项目建设过程中，其具备多个特征：（1）中大建设项目施工周期长、投资量大、涉及利益主體多，在施工过程中会产生大量文件材料，也会相应增长档案的归档周期，同时档案文件资料的收集难度较大，其内外部门之间的协作较为复杂、形成环节较多，整个档案管理工作任务量大，如果没有高素质档案管理人员支持，很有可能出现档案文件整理不规范等多种问题；（2）重大建设项目档案管理工作是工程施工过程的主要组成模块，其目的在于记录项目建设施工过程、结果，其能够用于解决项目纠纷、管理项目事宜、维护项目工程，特别是竣工后的维护、改造过程，档案都发挥着不可替代的作用；（3）重大建设项目档案管理工作覆盖在工程立项、设计、管理等多个环节，其记录形式包括视频、图表、声像等，可有效为重大项目的施工、运行提供参考依据，能够科学指导工作，从而降低工程整体投入、避免浪费，具备良好的经济效益、社会效益。同时，项目档案还直接记录着施工环节，反映出工程资产变化情况，因此良好的项目档案有利于保护好项目权益。
以我处承建的大浦河支流沟通二期工程为例，该项目从2014年底上报项目，到2015年通过立项、初设和可研等系列技术前期准备，2016年2月开工建设，截止目前已完成总体工程量的92%，预计年底完工。整个工程投资1.4亿，时间跨度长，投资规模大。作为项目建设主体，我们在抓好质量，把好进度的同时，着重对工程建设产生的档案资料进行了跟踪整理。因为，重大建设项目投资大、周期长，决定了项目的各种文件材料的形成积累、归档周期相应较长，项目档案文件材料收集难度也相应的增大。所以，要求档案管理人员提早介入，追踪信息，以保持工程項目档案资料的齐全、完整。
2 重大建设项目中发挥档案管理人员重要作用的有效对策
2.1 积极主动，做好项目前期工作
重大建设项目领导人员应根据项目建设需求，在项目前期建立健全档案管理机构，聘请专业的档案管理人员，其机构分为专门档案室、档案管理领导小组、档案管理三级网络机构，同时，档案管理人员也应积极主动地承担自身责任，树立项目大局意识，突出集体利益的重要性，在申报重大建设项目前就主动开展档案管理工作，积极跟进项目方案设计情况、不同工作的审批结果，结合重大建设项目的内容，推测可能出现的档案材料，与相关负责人进行沟通交流，根据施工方案、施工计划科学指导档案管理工作，防止资料收集不完整等问题。在实际档案管理过程中，首先，档案管理工作人员应坚持《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》的基本要求，结合项目情况，分析形成档案材料的条件、参建单位业务状况，科学明确业主单位、设计单位、监理单位、勘察单位等不同主体的档案职责，规范项目文件材料的整理范围，工作人员应将档案管理分为资料整理、分析、验收等环节，确定文件资料归档范围，根据项目需求确定档案的保管期限，引入分阶段、分期的档案收集方式，坚持关键项目阶段、重点环节检查、监督相协调的原则，建立健全重要文件资料的流向网络，动态跟踪文件档案的变化情况，即使项目施工人员、负责人员、技术人员改变，也能够保障档案的完整性、真实性。档案管理人员应充分发挥自身主观能动性，了解档案形成流向，找准档案产生规律，简化项目档案收集环节。同时，项目负责人员与档案管理人员应不断完善项目档案的相关管理规章制度，将档案管理工作覆盖在每一项目建设环节，促使统一领导、制度格局的形成，为项目档案管理工作奠定坚实基础。加强不同部门之间的团结协作，充分发挥部门本身行政职能功能，引入合同制管理方式，提升档案管理的有效性。
2.2 明确和强化责任，实现全程跟踪
在重大建设项目中档案管理工作人员应强化责任意识，掌握档案管理主动权，充分发挥自身承上启下的作用。首先，档案管理人员也应不断拓宽自身知识面，主动地学习相关档案管理工作知识与理念，了解重大建设项目相关的技术、设计、管理知识，掌握与档案产生有关的规律，防止在收集档案资料的过程中出现人为失误，多利用自身丰富的经验，坚持规范、严谨的工作态度，积极适应网络时代的发展要求，利用现代化科学技术提升档案管理工作的效率，实现真正意义上的全程跟踪；其次，档案管理人员应实时了解项目施工进度，加大对隐蔽工程的重视程度，如土建施工过程的水泥标号、地基深度等，档案管理人员都应将申请文件、批复文件等收集起来，避免日后争议时无参考依据。
2.3 实现管理水平的提升，注重开发利用重点项目档案
重大建设项目档案管理部门应坚持现代化管理模式，合理协调好工程事前介入、施工控制、审核、验收等环节之间的管理，提升档案管理工作人员本身管理水平。进行项目档案分类等工作时，可按照组织系统结构，遵循成套性的管理规律，根据档案管理的统一标准，收集、形成完整的档案材料，全面还原项目建设情况，特别关注工程中重点项目档案，提升档案管理的质量与效率。
结论
综上所述，随着我国重大建设项目数量的不断增多，对项目档案管理工作提出了更高、更多层次的要求，档案管理人员必须清楚意识到自身的责任，其应不断更新自身档案管理理念，提高对于档案管理工作的认识，充分发挥自身在重大建设项目档案管理中的检查、指导作用，通过引进现代化科学技术，科学提升档案管理工作的效率与质量，确保重大建设项目档案的真实性、完整性、准确性，从而为工程竣工后的相关事宜提供专业参考依据。
参考文献
[1] 李静文.浅谈当前档案管理人员的现状及提高素质的措施[J].决策与信息，2016（11）：205.
[2] 胡爱真.论档案管理人员在重大建设项目中的重要作用[J].山西档案，2015（01）：48-50.
