浅谈如何做好电子文件归档与电子档案的管理工作
裴植
[摘 要]在医院的发展进程当中，医院档案管理工作所影响的是医院的日常工作开展以及实际工作的方方面面。简言之，如何对电子档案进行科学的管理，成为现阶段医院图书馆档案管理工作的重点。本文首先针对现阶段我国医院图书馆在电子档案管理过程中普遍存在的问题进行分析，接着提出了具体的电子档案管理对策，以期为相关的工作人员提供参考，为切实提升医院图书馆电子档案管理水平做出贡献。
[关键词]医院；图书馆；电子档案管理；问题；对策
中图分类号：TU375 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）15-0353-01
引言
在我国医疗卫生事业快速发展的当下，医院的规模以及发展要求也在不断提升。加之计算机的广泛应用，使得现代医院图书馆在对档案信息进行记录的时候，也实现了多元化的方向转变。传统的医院档案管理模式已经无法满足现阶段档案管理的要求，并且电子档案也逐步成为了医院档案管理的重要构成部分。针对现阶段我国医院图书馆在电子档案管理方面所存在的问题来看，其所暴露的不足还是比较明显的。比如电子档案管理不够规范、缺乏制度作为保障、技术层面存在安全隐患等等，这些不同层次以及不同程度的问题如果不能及时解决，将会直接制约和影响电子档案管理工作效果。所以，在这样的背景之下，如何切实有效的提升电子档案管理水平，建立行之有效的电子档案管理制度，形成科学的电子档案保护形势，使得电子档案管理处于更高的层次，切实满足档案管理要求就显得尤为迫切。这不仅仅是医院所应该高度关注的问题，更是未来医院长久发展以及我国医疗卫生行业想要得以进步的关键与根本。
一、现阶段医院图书馆在电子档案管理过程中存在的问题
（一）针对档案管理没有规章制度可循
针对目前我国许多医院图书馆的电子档案管理现状来看，许多图书馆针对电子档案管理都没有设置相应的规章制度，尤其在电子档案的收集、整理以及归档方面，都比较缺乏相应的制度作为保障，更没有将电子档案管理这一项工作完全纳入到各个科室以及档案管理部门的实际工作开展当中。这样就会直接造成相关部门与档案管理部门之间缺乏协调性，没有办法顺利进行工作。比如有一些医院的相关病案统计内容以及计算机相关文件，都是保留在信息科的，而一些大型的活动文件或者是一些案例的相关视音频文件则保存在宣传科。这样图书馆在进行电子档案整理的时候，就会受到多方的影响，在进行内容整合的时候也会存在许多困难。
（二）电子档案管理缺乏技术防护
由于目前大多数医院图书馆在电子档案管理过程当中均选用计算机作为载体，这也就说明了现阶段电子档案管理有很大可能面临技术层面的危险威胁。电子文件本身具有非人工直读的特点，并且对于信息以及载体之间的要求非常高。所以，信息在各个环节都有可能会被更改或者删除。同时，每年医院图书馆遭遇黑客攻击以及病毒入侵等情况非常多，这样都会直接影响到电子档案的安全性。
（三）归档管理不够科学与完善
无论是传统的纸质档案还是电子档案，在归档的目标和要求上基本上是如出一辙的。这是因为医院内部的信息始终处于公开的状态，加之公文处理或者是行政审批等，都需要通过网络进行。但是，哪些内容属于归档内容，如何对电子档案进行归档以及怎么去处理这些细节，都是需要明确规定的。现阶段，正因为医院缺乏对归档的科学管理，造成了许多电子档案的遗失以及被破坏，对医院造成了很严重的损失，同时也直接阻碍了医院图书馆电子档案管理工作的开展进程。
二、未来医院图书馆进行电子档案管理的优化对策
（一）建立健全相应的档案管理制度
建立与健全相应的档案管理制度，可以使得电子档案管理更为科学。而相对严密以及合理的档案管理制度确实可以帮助图书馆将分散的电子文件整合出来。所以，各个医院应该充分结合自身的实际情况，针对电子档案进行信息收集、鉴定以及整理。电子档案管理的各个部门也应该按照制度的要求，对电子档案进行全面妥善的处理。
此外，档案管理人员也应该与管理电子档案的科室之间形成协调与积极沟通关系，这样才能使得电子档案收集更为完整，进而更好地服务于医院的各项发展。
（二）进行技术层面的安全防护
对电子档案管理实行必要的技术防护措施，可以确保电子档案管理过程的安全性。首先，需要注重对信息载体的安全防护，比如可以通过定期拷贝的方式，针对一些需要长期保存的电子档案，应该保存于耐久性相对较好的光盘载体之上。其次，还应该加强对网络病毒的预防，尤其需要避免网络系统遭到黑客的侵袭。在一些电子档案部门的计算机系统内部，应该安装相对安全性较高的防火墙。还需要经常安装以及尝试更新杀毒软件，这样则可以将需要归档的电子文件及时进行病毒检测，最终确保归档的电子档案信息始终处于一种安全的状态。
（三）进行科学归档
在针对电子档案进行归档的时候，应该秉承科学原则。首先，需要将医院在实际工作开展过程当中有价值的信息、图像、文字等等进行整合，并且按照统一的格式记录以及存储在计算机官潘等载体之上。主要包括了文字文件、图像文件、声音文件、超媒体文件等等。其次，则需要针对电子档案归档按照两个步骤进行。第一步进行逻辑归档，第二步则进行物理归档。在进行贵方的时候，需要将电子文件按照相关部门的鉴定进行标识，表明载体、序号等内容，这样在后续归档的时候将会更加完善。
结束语
在现阶段的医院图书馆电子档案管理过程当中，依然存在许多问题严重困扰着医院电子档案管理水平的提升。未来，医院在电子档案管理过程中，首先需要档案管理员尽可能加大宣传力度，推广电子档案管理的优势。其次，则需要从制度层面加大力度，建立科学的制度和内容，使得电子档案管理可以在政策的保障下实行。最后则需要从技术防护层面入手，盡可能做好科学的归档工作，这样才能切实提高电子档案管理水平，促进医院图书馆电子档案管理工作的顺利进行与开展。
参考文献
[1] 葛玉梅，韩尚男.浅谈医院图书馆如何做好电子档案管理工作[J].办公室业务，2017，（20）：159.
[2] 祝卫红.提高医院档案电子化管理水平的思路探析[J].现代国企研究，2017，（16）：212.
[3] 侯英，曹湘博，陈霞.整合利用信息化档案资源提高医院管理效率[J].中国科技信息，2014，（07）：254-257.
[4] 姜樨，高雅兰.医院图书馆档案管理工作中存在的问题及改进措施[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2012，（04）：69.
[5] 曾艺芝，刘庆林，张艳.新形势下医院医学档案资料信息服务初探[J].中国病案，2003，（09）：19-20.
