公文处理与档案管理下载 办公软件 v7.29 最新版 馆室数据交流和输出...
石若漫
[摘 要]所谓公文，其主要作用是向人民群众传达国家的相关政策法规与条文，是公务文书。档案是在公文之后，现有公文，后有档案，所以在公文与档案之间二者有着密不可分的关系。对公文进行存档，形成档案，既是对工作的保存，也是对以后工作的有效开展提供一个良好的基础。所以，如何做好公文与档案管理的衔接，是值得深思的一个问题。基于此，文章就公文处理与档案管理衔接问题进行简要的分析，并提出解决对策，希望可以提供一个有效的借鉴。
[关键词]公文处理；档案管理；衔接问题
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）05-0329-01
档案是信息载体和源泉，改进公文处理和做好档案管理两项工作是开发资源的重要方法，而研究公文处理与档案管理在衔接工作中存在的问题，为我国不同的行政管理活动带来更优质、更高效的服务，成为我國行政管理必须出色完成的工作。
1.公文处理与档案管理在衔接中存在的问题
在实际的公文处理与档案管理的衔接工作中，从公文生成制到归档是个系统的管理过程，应当辅助以有效、科学的管理制度监督其整个过程。但由于部分行政单位工作人员的公文和档案的处理和管理意识不强，使得公文处理与档案管理的衔接工作中存在着如下问题：
1.1 公文处理和档案管理缺乏规范
一些公文处理和档案管理工作者没有管理公文和档案的科学意识，使得公文处理和档案管理缺乏规范。因为未意识到公文处理和档案管理缺乏规范的重要性，所以可能造成某些重要公文未能有效归结成档案，为日后的档案查询和使用工作带来困扰。在公文处理和档案管理工作中必须重视其管理的规范化和标准化。
1.2 格式不符合相关法规的要求
1.2.1 用纸不达标，装订不规范
《格式》规定公文用纸一般使用纸张定量为60g/㎡-80g/㎡的胶版印刷纸或复印纸，型号为国际通用A4型。装订要求左侧订，不漏页，无坏钉，不脱落，不散页，后背平整。但长期以来，公文用纸很少注意克度要求，常因纸张质量差和耐折度低，以至于保存时间不长便开始发黄。而且有些单位还在继续延用过去的16开型纸，即使同是16开，有时大小也不一致。印刷装订中，掉页、漏页、压字、钉脚不齐等问题时有发生，使公文的严肃性、美观性和档案的完整性都受到一定影响。
1.2.2 版记不全面，附件不规范
版记是文书部门和档案部门相互衔接，顺利实现“文档一体化”的一个重要标识。而日常文秘工作中常常不被重视，只有主题词而无抄送抄发单位者有之，不标明印发部门和时间者有之，甚或没有版记，尤其是主题词的选用不准确或自拟自编更给文件归档拟写案卷标题造成困难，增加了“文档一体化”的操作难度。《格式》还对公文的附件作了明确规定，但在现行的公文制发中，有些单位却不能正确处理，有的“附件”字样标识不当，正文和附件的名称、序号不一致，附件单独装订时不标识正文字号和排列序号，附件和正文人以对号入座等，也严重影响着公文的规范立卷和规范归档。
1.2.3 原稿不齐全，编号不规范
公文原稿的收集整理是公文处理的一个重要环节。有时候，办文过程很规范，但实际归档时，却发现只有定稿，缺了原稿或修改稿。从某种意义上讲，修改稿特别是领导批示的原稿更具有存档价值。还有的归档材料是传真原件，不经过复印就存档，短期内字迹就变得模糊不清。公文编号的差错一般则是由于登记不及时、分类不准确造成的，漏号、重号等乱号情况的出现，既影响了公文的质量，又不符合立卷归档的要求。
2.公文处理与档案管理工作有效衔接的对策
2.1 实现公文处理和档案管理衔接的规范化和科学化
必须实现公文处理和档案管理衔接的规范化和科学化建设，才能确保公文处理和档案管理之间实施有效衔接。只有公文处理实现了规范化和科学化，才能有效实现档案管理的规范化和科学化。换句话说就是要把公文处理和档案管理有机融合，实现“文档一体化”，以提升档案部门管理文件的事前控制，对于提高档案质量，简化档案管理工作程序，科学、合理地做好公文处理和档案管理的有效衔接。
2.2 强化“全过程管理”工作
2.2.1.要树立质量管理意识
不论文秘工作，还是档案工作，每个环节的每个工作人员都要确立质量第一观念，明确认识各自的岗位质量责任，这是“全过程管理”的前提。
2.2.2.要严格遵循《档案法》、《格式》和《办法》等法规这是“全过程管理”的根本法，公文处理的基本原则、公文格式、行文规则、收发程序、公文法管理要求及公文归档工作均在这些根本法中作了明确规定，全体档案工作人员和文秘人员应该认真学习，熟练掌握，在精通的基础上模范执行。
2.2.3.要理顺管理体制，完善组织机构，建立优秀的工作队伍这是“全过程管理”的基础。此外，还必须建立一支过硬的、相对稳定的工作队伍。文秘工作和档案工作都具有较强的专业性和技术性，不能设想一个人员素质不高、更换频繁的工作队伍能创造出优秀的工作业绩。
2.2.4.要依靠先进的装备和技术
社会已经进入信息时代，科学技术日新月异，落后的文件设备和档案工具已经不能适应《档案法》、《格式》和《办法》的要求，因此，配置优良的设备和工具，是“全过程管理”的关键。同时还应注意操作的熟练性和规范化，对一切不合理、不经济、不正当的使用行为要坚决禁止。
2.3 强化公文立卷归档，做好公文和档案的转化
一定要强化文书部门立卷工作效率，文书部门立卷作为《档案法》明确的管理制度，规定公文处理完成以后，要经文书部门负责，及时立卷并归档。公文的立卷归档工作作为档案管理工作的开始，在此形成了公文处理和档案管理的真正衔接。工作人员在公文处理后要统一保管并立卷，编写案卷类目，及时收集、分类。会议文件在会议结束时立卷归档；联合公文则分别由主办单位和协办单位分别进行各自的处理。工作人员平时管理档案时要分门别类，便于查阅和立卷。
3.总结
在公文处理过程中也需要注重对后期存档的考虑，对公文处理和案管关系要理清只有这样才能保证档案管理工作的水平。所以，在实际的工作当中，需要对二者加强重视，对相关制度进行完善，并且对一体化管理也要重视，落实全过程管理，从而更好的促进公文与档案之间的有序衔接，提高二者的管理水平。
参考文献
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