人事档案管理工作所存在的问题及对策.doc
赵芳
[摘 要]人事档案是企业获取人才信息的主要途径之一，为企业的人才利用提供了十分重要的参考依据。随着我国市场经济的不断发展，经济体制的不断变革，一系列不利于企业发展的人事档案问题逐渐突显出来。因此，为了有效改善当前我国企业内部人事档案管理问题，本文从人事档案管理的重要性入手，对当前人事档案工作存在的问题进行了深入分析，并提出了一系列解决对策，以期对企业人事档案工作有所裨益。
[关键词]人事档案；管理工作；问题；对策
引言
人事档案工作作为企业人力资源管理的重要组成部分，对企业人才队伍建设有直接影响。近年来，伴随企业信息化建设的不断深入，人事档案管理工作也不断规范，但是在市场制度不断变革的背景下，人事档案管理也依然存在很多问题需要解决。因此，为了能够发挥人事档案工作的实质作用，促进企业的可持续发展，我们应加强对人事档案工作中存在的问题研究，不断探索新的完善对策，使其更好的服务于企业的人力资源管理。
1 人事档案重要性分析
在劳动用工管理工作中，人事档案工作的作用主要表现在两部分：（1）对工作人员来讲，人事档案不仅具备原始凭证的效用，也具有极强的法律效用，为职称评比、就业以及社会保险的办理等方面提供理论依据；（2）对用人单位来讲，人事档案是人才信息的主要来源，同时也是重要的信息载体。它不仅能积极的推动人力资源的有效开发和利用，同时，企业也能通过人事档案了解工作人员的工作经历，有助于企业对工作人员业务能力、专业技能、道德品质等全面的考核。
2 当前人事档案工作存在的主要问题
2.1 对人事档案工作重视程度不够
管理档案是一项“出了力难见成绩”“做错了责任重大”的幕后工作，其重要性往往被人忽视，甚至有不少人存在偏见。有的企业领导认为，管档案没什么深奥的道理，不需要太专业的知识，只要不丢失、不泄密即可，因此关心过问少，使用指责多。也有部分企业认为人事档案管理工作是“没能力的人干的”，只需要装装订订、整理以下文件、写写画画就可以了，属于比较简单的工作。这些错误认识对人事档案工作人员的积极性以及档案管理质量有直接影响，最终导致出现人事档案工作效率低下且出了问题责任追究不清等问题。
2.2 人事档案信息的可用性偏低
由于档案材料收集归档工作制度不健全，档案管理人员执行规定不严格，收集归档工作被动、不及时，甚至有的缺乏归档意识。当人员在提升、调动或需要某些档案材料时，无档案可寻、无卷可查。以至于会出现临时制作档案的情况，临时制作的档案资料不仅不能真实反映人员工作实际和个人情况（如：部分员工的评语基本如出一辙，大部分是雷同的形式和内容），也对人事档案管理质量和档案利用率产生了不良影响。
3 完善人事档案管理工作的具体对策
3.1 加强档案管理意识
目前，制约企业人事档案管理工作的关键便是档案意识。因此，企业领导应加强自身的档案意识，正确认识人事档案工作的功能、地位，定期检查和指导人事档案工作，加大资金投入，从而引起员工对人事档案工作的重视。此外，档案管理部门也要充分意识到自身工作的重要性，树立高度的责任感，确保档案资料收集的时效性和完整性，保证人事档案质量，而普通员工则需要具备良好的档案意识，充分意识到档案与自身利益的紧密联系，自觉遵守档案管理制度。
3.2 加强人事档案的集中管理
人事档案的所有权为国家，国家应采取有力措施建立和保管好人事档案，特别是在2016年将取消人事档案管理费之后，对于企业流动人员、出国学习人员、辞职人员等的档案归属，因为没有了利益的驱动，可能会发生原单位和人才市场之间相互推诿的现象，将更不利于人事档案的管理。因此，为了便于档案信息的查询和调用，避免出现“无主”人事档案在转递过程中丢失的现象，国家应建立一个统一的人事档案管理机构，统一人事档案工作标准，由财政拨款，人事档案工作交由专人负责。
3.3 要有标准意识，确保人事档案信息数据的准确性
伴随人事制度改革的不断推进，企业员工需要归档的资料逐渐增多，除了一些企业考核材料之外，还包括员工的晋升、职称等材料，因此这对人事档案工作中档案信息的采集提出了更高的要求。企业不仅要保证与档案相关的各種资料收集的时效性，还要确保档案信息的准确性、真实性和完整性，认真整理、仔细鉴别，做到取之有据。同时，对于不符合要求的材料一定要及时处理，对于手续不全的要退回补办，以此来提高档案材料的质量，更好的发挥人事档案的价值。
3.4 全面推进人事档案管理的信息化发展
在时代快速发展的背景下，在档案信息需求方面也不断增加。现阶段，人事档案信息数量也向着上升趋势发展，所以，必须要尽快构建电子档案信息化的管理机制。首先，企业单位要以信息技术为主要途径，贯彻落实人事档案信息化管理工作，通过灵活运用现代化的设备和计算机技术，将图片和视频等档案信息转变成数据形式资料，从而实现对人事档案的全面整理，实现数据档案和纸质档案的并存。其次，为了能够推动人事档案工作的创新性发展，人事档案工作人员必须要通过对计算机信息技术的充分应用，共享超出保密范畴的档案信息，从而为社会提供更多的高素质人才的档案信息。通过这种方式，不仅能够全面提升人事档案的利用效率和工作质量，也在一定程度上推进了人事档案工作的开展。
结束语
总而言之，人事档案工作是企业内部管理不可或缺的一部分，经济体制的变革，加快了企业人员的流动，同时也暴露出人事档案工作中的各种问题，严重影响了人事档案工作的效率。因此，企业应当加强档案管理意识，加强人事档案的集中管理，全面推进人事档案管理的信息化发展，人事档案工作人员要有标准意识，确保人事档案信息数据的准确性，真正提高服务水平，提高档案管理工作的效率。
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