人事档案管理工作流程
钟志红++沈超龙++李嘉莉++梁娆
摘 要：近年来，我国人事档案管理工作取得了良好的成绩，加之我国社会经济处于转型状态，人才流动已经成为不变的现象，传统的人事档案管理已经很难适应新时代发展的需求，因此，需要在原有的基础之上进行更深入的研究，为我国人事档案管理工作提升做出贡献。本文主要结合人事档案管理工作的重要性和存在的问题进行分析。
关键词：人事档案 管理工作 重要性
中图分类号：F27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）09（b）-0107-02
众所周知，人事档案管理工作在任何单位中占据的位置都是非常重要的，人事档案记载着每位员工的学历、职位、年龄、社会经历等各种资料。通过查询人事档案可以对个人有着系统化的认知。无论是求职人员还是在职人员，人事档案都起到了重要的作用，能够让领导对员工有详细的了解，其保全了原始资料的真实性。因此，加强人事档案管理工作对人才资源的管理有着重要的作用。
1 我国当前人事档案管理中存在的问题
人事档案管理在当下显得尤为重要，但在管理的过程中还是存在一些问题，首先，单位领导重视程度不够，在人事档案管理工作中，有很多管理者对该工作理解存在误区，认为人事档案管理工作无非就是保存资料，避免资料出现丢失、泄密等现象。在这个过程中可能会遇见一些信息的安全问题，此外，管理者通常容易忽略的人事档案管理，其问题得不到有效的处理，人员、经费、场地得不到相对的保障措施，人事档案管理工作自然会出现问题、漏洞等。其次，管理的方法并不具备专业化、科学化、数字化等，在人事档案管理中，因为没有明确的管理软件进行操作，在实际的管理工作中没有充分利用先进的信息技术平台，人事档案管理的现代化和智能化也没有完全体现出来。从而现代的信息技术也没有得到充分的利用，这使人事档案管理工作增加了不少工作量。有很多小单位只是将员工的个人信息输入到系统中，其调阅、资料检测等都需要手工操作，导致人事档案的资料不能够及时归档处理，存在资料丢失风险。之后，员工问题，在人事档案管理工作时，由于管理者缺乏相关的经验，一般人事档案都是由人事工作人员或文秘等进行管理收藏，其专业水平并不高，归档意识并不强。另外，单位人员流动性较大，管理档案的人员并不固定，其对档案资料的泄密有很大的隐患。最大原因来自于档案管理手段较为落后，对档案管理工作投入精力不够，因此严重影响了管理工作的水准。最后，干部职位对人事档案管理工作的认知不够，他们在填写简历表或考核表时，有些尽可能地省略掉，基本都是敷衍行事，有些资料以及学历等并不全面，其中有些人的思想认为落在别人手中并不安全，认为应该由自己保管更加安全些，使用起来也比较便捷。
2 如何加强人事档案管理工作
针对本文以上所描述的人事档案管理工作的问题所在，做出以下几种加强工作。
（1）增加单位领导对档案管理工作重要性的认知。设置档案管理领导小组，定期对人事档案管理进行相关的检测和指导，若发现问题可及时进行处理，这样方便管理，避免出现其他问题。同时需要按照人事档案的要求，规划出比较完善的措施，使档案管理更加系统化，方便管理工作的顺利进行。
（2）增加信息化技术的投入，实施进一步的档案管理。按照人事档案管理的标准，利用计算机系统软件，录入人事档案的信息，进一步规范、完整，数字化可以有效帮助人事档案管理人员减轻工作负担，从而达到有效便捷的效果。相关的工作人员需要做好数据备份准备，避免出现数据丢失等情况。电子档案在收集整理相关信息时，可以建立一个相关的网站管理系统，使得管理工作更加符合信息化要求。
（3）提升档案管理人员的业务水平，增加对档案信息储存以及检查的知识，加强自身的防范意识。做好人事档案收集工作，建立一个相关管理制度，对产生的档案资料进行归类整理，培养工作人员的自身素质和专业技术水平。管理人员需要对人事档案的工作有着详细的了解，加强对档案管理工作的认识，定期对档案室做好分类工作，对档案的环境以及卫生做好相关的处理工作，避免出现意外。有一个良好的工作环境，配套的工作设施，档案的管理人员才能提高技术，完善自身的业务能力。还要及时和其他部门沟通交流，了解他们对于档案管理的意见，采纳一些科学性的建议，可以使管理规范更加科学。一切要以现代化的信息技术为基础，创新思维能力并在信息管理过程中提高自己的科技文化水平，增加管理经验。
（4）加强人事档案管理现代化和数字化建设，人事档案需要人才信息数据库，合理化应用各种人才资源，使其发挥到最大的限度，必须将先进的科学技术运用到人事档案管理工作中，从而达到最佳的管理效果。
（5）有效提高管理人员的工作效率和档案的利用效果。档案管理工作需要逐渐提升准确以及传输信息，加强管理工作的时效性，需要对每个工作人员进行计算机数字化的培训，并且通过相关的技术处理，实现人事档案对电子技术的依赖性。方便工作人员查询利用档案，通过不断加强管理，人事档案管理工作将踏上新的层面。
（6）工作人员在进行人事档案管理的过程中，会涉及很多的部门，人员内部的管理，分属不同的部门，由于信息比较分散，所以给人事档案管理带来很大的困难，对档案信息合理的分类，进行脆弱性的识别工作。要对全部的信息进行全面分析，找出威胁源头，分析管理过程中存在的不足之处，并把人事信息档案分层次进行分析。这样管理工作就更加方便简单，预测风险威胁时也能有层次的进行。
3 人事档案管理存在的意义
人事档案是每个单位在人事管理中所逐渐形成的一种记录，它可以记载着一个人的所有经历、才华、成绩等，为单位合理用人和提拔人才提供资料起到非常重要的作用，其主要包括以下几种意义。
（1）人事档案管理主要来源于单位的人事活动，是每个单位在用人方面的重要考核点，也是单位档案中的重要组合部分。
（2）人事档案是直接反映一个人的社会经历和工作性质的原始記录，一张简历表大可以说是人生的考卷，若你打的分数较低其录取的几率就相对小，反之，道理相同。
（3）人事档案管理工作具备完善处理人才的使用价值和存储价值等，凡是加入到人事档案的资料，包括文字、审批、手续等资料要确保真实有效，当然也不是个人的所有资料都要全部归档。
4 结语
综上所述，现阶段我国企业在人事档案管理工作中还有待提升，这个过程中可以仿照国外一些先进的企业作为参考经验，此外，各个岗位的人员也需要不断交流加强合作关系，在各自独立研究的领域中，也要采取相关的合作方可在管理工作中取得重大的突破，弥补现如今管理中的不足之处。还要借助信息化设备，进行数据备份，减轻工作人员的负担。对于人事档案的管理还是要朝着数字化前行，此外人事档案管理工作需要不断加强，使我国可以在管理研究中得到突破发展。
参考文献
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