工程项目档案培训会现场-盈江 四项措施抓实扶贫档案管理
张晶
[摘 要]随着技术进步和企业发展的需求，企业工程建设项目规模愈来愈大，生产经营与工程建设项目交叉进行也愈来愈多，而在工程建设项目中，单位大多会将很多精力投入工程建设项目的立项、设计、招标、合同、造价、进度、质量、安全及现场施工管理等环节上，对工程项目档案的收集、整理、归档等管理工作却容易忽视。加之参建单位和人员数量多，分布面广，流程繁琐，因此与普通办公室档案管理工作相比，工程档案管理工作更具有挑战性。
[关键词]工程项目；档案管理；途径
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）35-0116-01
一、工程项目档案管理的涵义
工程项目档案的管理是整个工程建设管理中一项重要的基础工作，指建设项目在立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的以纸质、胶片、磁介、光介等载体形式存在的全部文件，包括前期文件、竣工文件和竣工验收文件等。
二、工程项目档案管理的重要性
（一）工程项目档案贯彻工程项目始终，是工程项目的有机组成部分。主要体现在施工前、施工中、工程竣工3个阶段。1、施工前形成的档案资料主要有2个方面，一个是工程立项文件，它真实记录了工程项目的决策、审批、确立过程，是项目预算编制及招投标的依据。另一个是在项目预算、概要设计、招投标过程中形成的文件资料，是项目勘测和设计的依据。2、在施工中又会产生建筑材料送检的检查报告等文件。3、工程竣工后，在验收过程中会形成一系列验收文件，作为对工程实质考核的依据。
（二）工程项目档案管理是质量控制的重要环节。工程项目档案管理作为工程项目的一个动态过程，它的目的是详细记录工程建设全过程，确保信息资源的及时跟进，控制工程质量。总的来说，工程项目档案管理通过对人员、机械、材料、环境及工艺5个方面對质量进行控制。因为在工程项目档案的收集编制范围内，详细记录了工作人员是否通过专业培训持证上岗、工程建设机械是否符合建设需求、建筑材料是否合格、施工与竣工通过影像所反映的场地环境变化、施工日志所反映的各项工艺等。只有做好这些档案资料的管理，才能有效控制质量。
（三）工程项目档案是工程项目质量的直接反映。随着量化分析和精细化管理的推动，工程项目质量在适用性、安全性、经济性、耐久性、可靠性等方面都有了一系列的精确评价体系。而工程项目档案的详细记录，就是全面评价工程质量的最好依据。比如，在工程竣工后，对隐蔽工程的评价，就必须依靠该隐蔽工程掩盖前的图纸、照片、录像及现场记录等档案资料。
三、工程项目档案管理中存在的问题
（一）档案人员素质偏低。在工程建设企业中，普遍缺少专职档案管理人员，涉及工程项目的相关资料也由不同部门的人员保管。专兼职档案管理人员缺乏对相关档案业务知识的掌握，在档案资料的收集、整理、归档方面既不规范，又不成体系。
（二）档案管理意识淡薄。长期以来，企业领导对档案工作的重视程度不高。工程建设企业把目标放在直接经济效益上，而忽视了档案管理之类的重要信息管理工作，档案管理部门甚至一度成为企业的边缘部门。
（三）档案管理技术薄弱。随着信息化技术的发展，设计、施工图纸都是通过计算机终端完成，除了必要的纸质档案管理，对电子档案的管理要求也相应的有所提高。当前许多企业的工程项目档案管理方式仍是以手工操作为主，这样的管理方式在对相关数据的检索、浏览、分析上就显得捉襟见肘，效率低下，缺乏专业性、技术性。
四、加强工程项目档案管理应采取哪些有效途径
（一）制定符合实际情况的档案管理规章制度。要加强对建设项目档案工作的组织领导。根据建设项目的规模、特点和需要合理配备档案管理人员，同时建立纵向到底、横向到边覆盖工程建设各个方面、各个层面的工程档案收集管理三级网络体系。即一级管理网络由企业档案部门领导挂帅，专业档案员分系统进行指导监督管理验收工程项目档案；二级管理网络由项目经理部领导负责，收集职责落实到工程各专业，项目专职档案员负责指导并兼任工程项目档案材料收集管理；三级管理网络分解到设计勘探、施工单位和监理单位，明确总工责任，各专业人员配合，专职档案员负责工程项目档案过程收集、竣工后整理和移交管理。同时，在工程项目建设初期，工程项目经理部成立之时，必须设置档案资料室和配置档案管理设备、设施，设立专职档案人员，进一步明确档案管理制度、归档标准、质量及进度要求，确保档案管理与工程建设过程同步。
制定工程项目档案编制规范。档案管理部门应该密切联系各职能部门，从监理、造价、施工等部门选调经验丰富的专家组建课题组。根据工程项目建设管理部门和国家、地方档案行政管理部门有关文件的规定以及《企业档案工作目标管理办法》中提出的“三率”指标，编制一套适合本单位的《企业档案归档范围和案卷组成标准》，为企业内部的工程档案管理工作提供参考依据。
（二）工程项目建设的原始资料和技术档案是全面鉴定工程项目建设质量的依据，是以后工程项目维修、改扩建的重要参考资料，也有助于我们总结施工经验，提高技术水平，积累实践经验。
1、做好项目实施前的准备工作。前期介入，控制为主。在工程准备阶段，建设单位首先要贯彻精神，把档案方面的规定要求向参与的单位和部门进行宣传。每一个工程的建设都会涉及设计、施工、监理等多个单位以及建设单位不同的部门。档案管理部门在收到施工图纸后，要与工程管理部门共同根据工程的专业、规模，划分单位工程，对每个单位工程中所包含的分部工程、分项工程、检验批进行预划分，同时把资料划分为工程项目管理资料、工程项目质量保证资料、工程项目评定资料，明确工程资料的收集范围，落实好各单位、各部门的责任。总的来说，每一个工程项目都必须经过工程准备、设计、施工、监理、竣工验收等几个阶段，而每个阶段必然产生不同的文件资料。例如，在工程准备阶段有立项文件、建设用地审批文件、勘测设计文件、招投标文件、开工审批文件、预算文件、工程管理机构文件等；在监理方面有监理规划、监理会议纪要、进度控制、质量控制、造价控制和监理总结等；在施工阶段有土建工程资料、安装工程资料、基础设施文件、材料检验文件和各种施工试验及施工记录文件等；竣工验收阶段有综合竣工图、专业竣工图、工程竣工总结、竣工验收记录、工程决算及交付使用财产文件、声像及电子档案文件等。对于不同地区、不同规模、不同使用功能的项目在每个阶段所产生的文件资料又有所不同，因此要把握重点，抓住主要环节。endprint
