浅谈办公自动化的优势与不足
高峰
[摘 要]当前统计信息、社会保障信息等的快捷和高效增强，对政府部门的办事效率、服务水平等的要求也越来越高， 随着信息技术和网络技术的发展，办公自动化已进入机关事务活动中。本文针对当前办公自动化的必要性和优越性展开了论述。
[关键词]机关事务 自动化 优势
中图分类号：TP317.1 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）23-0077-01
进入到21世纪，信息技术和网络技术的普及，办公自动化已进入机关事务活动，信息载体和数据处理成为机关各项管理工作中的两大要素。各类统计信息、社会保障信息等的快捷和透明程度的要求日益提高，对政府部门的办事效率、服务水平等的要求也越来越高，同时对政府部门职能的监督需求日益强化。政府机构的信息化应用水平在相当强的程度上影响着社会经济发展和社会信息化进程。办公自动化网络的逐步扩大和完善，进一步提高机关管理水平和管理效能。
一、实现管理自动化的必要性
实现管理自动化现无论在理论上还是在实践上都是可行的。在各机关，各部门与部门之间几乎都有自己的虚拟网，也称局域网，它们的建成为实现管理自动化提供了大前提。只有微机实行网络化，才能更好地实现信息资源的共享。机关局域网的存在，相当在各部门之间铺设了一条信息高速公路，通过它可以便捷的浏览到各部门的信息，大家共享使用，这就为管理自动化提供了硬件上的保证。硬件与软件的具备，也是保证管理自动化的必需保证。在各领导和各部门或各人员人手一台微机，都已具备了一定计算机管理能力的情况下，管理自动化更是一件方便可行的事件。
二、实行机关管理自动化的优越性
政府通过对外宣传主页发布和管理系统使公众迅速了解政府机构的组成、职能和办事章程、各项政策法规，增加办事的透明度，政府服务部门和科研教育部门的各种资料、档案、数据库的上网使政府的服务更加完善，更好地为社会服务。政府能在网上建立起政府与公众之间相互交流的桥梁，便于发挥民众的主观能动性，同时还可以就一些问题展开网上调查，作为政府各部门工作的参考。
1、政府信息化的建立和发展，极大地提高了政府工作效率和政府决策的科学化和民主化水平。
（1）促使管理工作更加规范化。实行科学化管理的一个关键问题是数据的规范化。而这一环节的完成。是以管理工作规范化为前提的。如果没有一个规范化的管理，管理实现自动化就成了一纸空谈。相反，实现科学化管理会对管理工作起到约束作用，避免在管理工作中出现过多的随意性，促使管理工作更加规范化。
（2）实现了信息共享，提高了文件的阅读效率。文件的内容存放于机关之间的服务器内，通过网络，暗于每个授权阅读部门都有一份文件，阅读时不再受传阅速度的限制，更不会产生阅读排队的问题。达到了一次输入，多次使用；一家输入，多家使用；分散输入。综合利用的工作要求。从而大大提高了文件的阅读效率。
（3）存贮手段高级，查询速度快，手段简捷。所有文件内容都是以文件方式存放于磁盤上，一方面减少了存贮空间。另一方面也为文件检索提供了方便条件。查阅文件不需到本单位档案部门索取，只需在本地机上输入要查阅文件的关键字就可以看到原始文件了。原来需要半个多小时才能找到的文件，现在只要几秒钟就能看到。
（4）减少管理步骤，提高管理效率。实现文件自动化管理以后，原来的文件传阅手续、借还文件的登记手续、文件归档的分类及封皮的制作手续全部省去，全部由计算机来完成。实现了形成文件登记、查询、催办、立卷、调阅、全文信息一体化管理。这不仅使管理工作更加准确化、规范化，同时还大大提高了工作效率。机关公文管理的自动化还只是处于尝试阶段，随着政府网的逐步发展，“党务（或政务）机关管理系统”还需要进一步完善。它的使用无疑使机关的管理工作向着科学化的方向迈进了一步。
2、政府信息化的建立和发展，为政务公开提供了方便、有效、快捷的载体，有利于政府的勤政、廉政建设。
（1）政务公开是政府按照法律、法规的要求，向公众提供非保密政府信息的检索。政府既掌握着大量的公共信息，又是法律、法规、规章和制度的制定者，相对于公众，它处于信息强势地位。在农业技术社会和工业技术社会，由于信息传递手段的局限性，政府信息常常为少数人或利益集团所掌握，制度运作成为黑箱操作，公众对涉及公众利益和切身利益的信息情报知之甚少，因而无力维护自己的合法权益。
（2）在信息社会，政府信息化为政务公开奠定了技术基础。国家制定的各种法律规章、人大代表的背景资料、政府制定的各种规划方案、重大工程的酝酿决策、大案要案的侦破、审判机关的判决等公众关心的信息，都能通过现代化的政府信息网络，在第一时间到达公众手里。政府运作成为阳光作业，从而在最大程度上保证了政府管理的公开性，保护了公众的利益。
（3）政府信息化可以增加政府办公的透明度，在廉政方面可以起到非常有效的作用，它可以防止信息被少数人专用或有选择性地公开，可以防止信息被更改、掩盖，可以建立一套相对严格的制度，将权利交给机器，防止人为干预。还可以建设资信管理系统，对任何人的任何行为实施全程监控。实施政府信息化后，由于所有审批的程序流程都是可视的，每一个部门的办事情况都可以被看到，所用时间也都可以被查出来，有利于领导的监督，并且把办事的规范归纳成标准的东西，人为因素被大大减少，降低了不确定的因素，从而增加了政府办事的透明度。
通过政府信息化的实施，使政府部门改善为公众、企业和社会服务的方式，提高政府服务的效率、效能及监控水平，发挥政府的作用，促进国家经济竞争力的提高。政府信息化的建立和发展，为政府管理科学化和现代化提供了强有力的技术支持，将在政府职能的转变、政府效率的提高、政府决策的科学化、政务的公开透明以及政府开支的节约等方面产生重大而深远的影响。
