解析信息时代档案管理的创新方法.doc
张枫
[摘 要]信息时代的来临为我们的工作与生活方方面面带来了改变，对于档案管理工作也产生了相应的影响，一方面是档案种类的增多、载体的改变；另一方面是档案管理技术的改变。这些改变也要求档案管理工作与时俱进的发生相应的变化，因此，在信息时代下如何开展档案管理工作，如何将大量的信息资源条分缕析的整理出来，并能为我们所用，成为我们面对的新的课题。本文旨在对信息时代下档案管理工作面对的新的挑战进行分析，并在此基础上对如何开展档案管理工作、档案管理工作应达到什么样的效果进行简单探索，以期为日后档案管理工作的开展提供有益启示。
[关键词]信息时代；档案管理；数字化档案
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）25-0321-01
前言：档案管理工作向来是单位中基础性的工作，将大量历史性的资料分类整理并留存，能够为日后的工作起到借鉴作用。因此，良好的档案管理成为单位必不可少的部门。随着信息时代的到来，传统的档案管理工作也受到了新的冲击，在信息时代下如何更好地开展档案管理工作，不仅引起了档案管理工作者的思考，也引起了单位管理者的思考。毋庸置疑的是，面对新的变化，不能踟蹰不前，创新发展是必然的选择。因此，如何创新应对档案管理工作，成为我们亟需思考的问题。
一、信息时代档案管理工作的新变化
（一）档案内容与载体的多样化
信息时代的到来，不仅意味着信息量的增大，同时也反映着信息载体的多样化。具体到档案管理工作，就是档案类型的多样，档案类型由原本的文字、图片等逐渐增加了视频、音频等，形式丰富多样。在档案载体方面，也逐渐摆脱了纸张的限制，更多的资料转化为数据，由光盘、U盘等在体承载。档案内容与载体的这些变化，归纳起来，反应的都是档案数字化与信息化的特点。因此，在档案管理工作上也提出了更高的要求。
（二）传统档案管理模式不能适应档案内容的发展
传统的档案管理工作主要有八个环节，概括起来是收集、整理、分类、入目、检索、利用、统计、编研等几个方面，档案管理工作者通常能够很好地将既有文件进行管理。但在进入信息时代，面对需要入档的资料的大量涌入，对于资料的筛选整理都面临着新的挑战，在档案整理的每个步骤的具体内容上，都将发生新的变化，需要档案管理人员进行新的探索。以往的管理模式不能完全适应现今档案管理工作的要求。在信息时代，大量的档案将被转化为数据进行储存，档案的的录入、检索也可以通过计算机设备，档案管理员工作的环境是一间档案管理室，实际上是在构建一个线上线下互动的信息化的档案网，在这个网中，工作人员既要能够将特定档案放入相应的位置，也要能够随时找到所需的信息。同时，对于入档信息的可靠性要加以辨别，对于安全性加以保障，这才能构成档案管理人员完整的工作内容。
二、关于信息时代档案管理工作的创新思考
（一）创新管理形式
在信息时代对档案进行管理，首先就要在管理形式上进行改革。档案不再是故纸堆中的故事，而是与先进的计算机技术紧密结合的，因此，在档案管理过程中，要引入新的管理模式，将电子化、数字化技术真正的运用到档案管理中。在档案管理中引用新的技术，对于档案管理工作者来说是一项复杂的工程，但只有进行有效的改革，才能使档案管理工作有更为长远的发展。在档案的管理上，既要注重已有资料的管理与系统化、也要注意到对电子资料的整理，形成线上线下、电子纸质的互动。档案的检索也要入到相应的数据库内，及时更新管理模式，对于档案管理工作的改革是最基础的。
（二）對档案管理人员的培训内容创新
在信息时代，档案管理员原有的工作技能与职业素养已经不能满足于现有的档案管理工作了。尤其是对于一些系统的建构与运用，以及对信息的采集与分辨原则等。以往单位进行的员工培训很少一部分会针对档案管理工作者的专业技能进行的，然而在信息时代下档案管理工作变化很大，不能再用以往的知识进行处理，必须对工作人员的知识体系、操作技术进行更新。另外，随着档案管理工作的复杂化，对于档案管理人员的综合素质的要求也是在不断提升的，因此，在人员培训上要有相应的新的发展。
（三）构建新的档案管理体系
在信息时代，档案管理工作的容量与要求都相应的提高了，进行管理的前提就是理顺，也就是需要构建一个完善的体系，将原本杂乱的信息分类入目。毕竟，档案最重要的作用不仅仅是留存纪念，而是为后人提供证明与借鉴。因此档案的检索是至关重要的一部，要将有意义的内容加入档案，同时也要将原有内容转化为数据，转化为简单的符号，减少查找工作。这样体系的构建在信息时代的档案管理工作中至关重要。
结语
信息化时代带来了爆炸似的信息量，也为我们带来了便捷的信息管理技术，以往庞杂的档案信息可以用数据、符号进行代换与转化，简化了查找过程。但是，如何有效管理大量的数据资料，如何对档案信息进行新的系统的分类，如何对入档信息进行筛选，如何将数据资料进行留存，这些都是信息化对档案管理工作提供的新的挑战。需要我们在实践中不断改革创新既有管理模式，与时俱进，才能满足档案管理工作的要求，实现档案的有序管理。
参考文献
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