中职学校文书档案管理工作现状及应对策略.doc
郭红霞
摘 要：在民族地区中职学校做好档案管理工作很有意义，它为学校的提升和发展提供了可靠依据，为教学质量的提高提供了可利用的资源，为教职工晋升职称职务和学生的就业发展提供了可靠资料，为维护校园和谐稳定提供了可操作的经验。要做好民族地区中职学校档案管理工作，方法一是要随时收集材料，二是及时整理档案，三是做好保密工作，四是实行信息化管理。
关键词：民族地区 中职学校 档案管理 意义 方法
中图分类号：G717 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）07（b）-0149-02
在现代学校管理中，由于管理工作的科学化，信息交流的量大面广，时间性、准确性的要求也越来越高，这就使学校的档案管理工作显得越来越重要。而民族地区的中职学校由于有它自身的环境因素，它的档案管理工作就有了它自己的显著特点。笔者作为一名民族地区中职学校的档案工作者，通过勤奋学习，充分认识到做好民族地区学校档案工作的重要意义，并想尽一切科学有效的方式方法，努力做好自己的工作，这就成了本人应尽的义务和神圣的责任。
1 民族地区中职学校档案管理工作的意义
1.1 为学校的提升和发展提供了可靠依据
民族地区中职学校档案记录了学校建立、建设和发展的历史过程，也记录着教职工、学生个人工作学习的历史依据，从学校的历史档案中，可以看出这个学校的办学的历史过程，整体规模、师生风貌、教学质量、发展前景等等，这就为上级领导部门考查评估学校办学水平提供了可靠的依据，并以此有力地影响上级领导的指导办学决策，从而逐步推动了学校的提升和发展。
1.2 为教学质量的提高提供了可利用的资源
中职学校教职工工作档案，完整地保存了教职工的工作成绩和科研成果，使各个教职工的考核评比有据可查，从而促进了各项激励机制的更加规范化、制度化，激励了教职工不断进取的意识，促进了各个教职工的工作热情。同时，学校及教职工工作档案客观记录了学校及教职工已往工作、科研的现实情况，是学校不同时期工作水平的总和，为学校当前及今后做好各项工作提供了很有价值的参考资料，学校各级领导及各位教职工，都能从以往档案中学习借鉴经验教训，少走弯路，从而促进了各位领导及教职工工作质量的提高。这样，中职学校档案就起到了促进教职工工作热情，促进学生上进心的积极作用，从而在整体上有效地推动了学校工作，促进了学校教育教学质量的提高。
1.3 为教职工晋升职称职务和学生的就业发展提供了可靠资料
学校专业技术人员的职称评审和行政后勤工作人员的职务晋升是教职工工作和生活中的一件大事。教职工工作档案可为教职工职称评审和职务晋升提供有用依据。对于申报职称的专业技术人员和有可能晋升职务的行政后勤工作人员来说，个人工作业务档案是他们业绩的凭证，可靠的记载了个人的工作业绩和科研成果、获奖情况、年度考核结果等，教职工在晋升职称职务时，通过查询自己保存在学校的工作档案，就能及时完善地填写出晋升所需要的材料表格，绝不因工作业绩的丢失而影响教职工的升迁。另外，在现在双向选择、自主择业的就业环境下，中职学校的应届和往届毕业生，一與用人单位发生就业联系，毕业生个人或者用人单位往往就来学校查询本人在校学习时的档案资料，多年来，该校本着为毕业生负责和用人单位负责的档案管理理念，出具了好多好多的档案材料，为毕业生的顺利就业起到了极为宝贵的作用。
1.4 为维护校园和谐稳定提供了可操作的经验
在民族地区，由于历史的现实的多方面的复杂原因，维稳工作始终是民族地区乃至当地学校的一项重要任务。因此我州学校反对分裂、维护校园和谐稳定的工作是长期的艰巨的，在历年的维稳工作中，该校制定了一系列平日教育教职工、学生反分裂保稳定的方法措施，一次次修改制定了操作性很强的特殊时期《处突维稳紧急预案》，这些维稳档案对过去、目前及今后的维稳工作都起着十分重要的作用，是我校反分裂保稳定的不可或缺的重要文件，很难想象，若没有这些档案，面对纷繁复杂、责任重大的维稳工作，该怎么着手呢。
2 做好民族地区中职学校档案工作的方法
2.1 随时收集
民族地区中职学校档案从内容上说，有学校及各科室的文件、计划、总结、会议记录等公共性文档，还有与教职工、学生工作学习相关的个人性文档；从形式上看，有纸质文档资料、实物样品、图片、电子文档等，这些都是需要随时收集保存的，如果不注重平时的收集，就会导致一些很有用的档案资料收不进来而白白流失，给工作带来不应有的损失。要做好原始材料的收集，首先要明确和规范档案的建档范围，并建立起切实可行的归档制度，照章办事，失职追责，这是做好档案收集管理的重要前提。其次学校应对教职工加强《档案法》宣传，增强教职工的档案意识，把档案资料及时交学校保管，是安全必要利公利己的。再次档案管理人员一定要尽职尽责，切实做到随时收集，尤其是每学期结束或较大校务活动结束后，要按规定及时足够收集有关档案材料，不得拖延。
2.2 及时整理
档案管理必须有序，只有有序，管理者才能对所存档案做到心中有数，查询起来方便、齐全。这就要求档案管理工作人员必须经常及时整理档案，先对已有档案按材料内容进行分类处理，编写目录，做上醒目的名称标签，分门别类井然有序存放。一旦收集到新档案，就按档案门类以时间先后顺序归入该类档案中，并按规定填写好档案目录。过一定时段后，根据档案现实的使用需要，对以前的分类还可以重新划分或者进一步细化划分，重新整理归类，该增补的材料要及时增补进去，对保管期限过期失效的档案应及时删除消毁，并留下删除消毁的历史记录，重新填写编造档案新目录，准确、完整、醒目地反映出目前的档案保存情况，以便查询使用。
2.3 做好保密
民族地区中职学校的学校档案和教职工、学生个人档案，有些只能在一定时间内让一定范围内的人员查询，有很强的保密性。尤其象我校长期处在复杂的反分裂斗争的最前线，学校的有些反分裂保稳定的档案材料，一定要按规定保密层级严格做好保密管理工作，这些保密性档案一旦在不当时间不当范围内泄漏，就会给工作和档案当事者本人、档案管理者本人都会造成无法估量的损失。因比，档案管理工作人员要具备思想政治上的坚定性、敏锐性，加强工作责任心，认真履行档案交接手续，完善档案查询审批程序，严格执行档案查询登记制度，这样才能保证档案工作的可靠性、安全性。
2.4 信息化管理
以前民族地区中职学校由于办学条件相对落后，档案管理和保管手段也比较落后，主要以手工操作为主。档案工作人员把材料收集起来，交档案室，再整理分类，手工填写档案材料目录，最后归档。这样不仅消耗人力物力，而且档案信息与档案实体量的比值处于较低水平，查询率低。随着现代计算机网络技术的发展以及国家对民族地区中职教育支持力度的逐渐加大，使民族地区中职学校档案实行网络信息化管理有了条件，也成了必然。通过实行计算机信息化归档管理，档案由以前单一的纸质文档，丰富变成了由纸质文档、电子文档和实物文档组成的现代档案信息管理系统，极大地提高了档案加工、存贮、传递的速度和质量。同时对于档案的查询既方便又快捷，既大大的提高了档案的查询使用率，又减轻了管理人员的劳作负担。
总之， 做好民族地区中职学校档案管理工作，对学校的各项工作和发展很有价值意义，档案管理工作者需要不断学习，积极适应现代档案管理技术要求，想尽一切办法，做好工作，为学校广大教职工、学生和学校的发展服务。
参考文献
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