论新形势下档案管理人员素质提升对策的论文.doc
刘春凤
[摘 要]在当前的社会背景下，档案管理工作的规范化已经成为了相关部门需要思考的一个方面。在实际档案管理过程中还是存在一些制约因素的，影响到了档案管理的正常发挥。本篇文章主要针对当前我国档案管理过程中容易出现的问题进行了分析，并提出新形势下档案管理规范化的相关内容，进一步提高档案管理的质量，促进我国档案管理工作的顺利开展，同时也能够给相关人士提供一定的借鉴性。
[关键词]新形势；档案管理工作；规范化
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）24-0346-01
在当下信息量大并且更新速度极快的信息化时代下，档案信息管理工作的重要性就越来越突显出来了。对个人来说，档案信息承载了一个的成长，是对个人过去的认证；对企业来说，有效的档案信息管理工作能够提高工作效率，节省工作时间，提升经济效益；对国家和社会来说，开展档案管理工作不仅仅记录了其兴衰历史，更为以后的发展提供了借鉴，促进其不断地发展。然而，在信息繁杂的今天，档案管理工作也就越来越困难，也就越来越要求档案管理工作的规范化程度，提高档案管理工作的效率。
1 全新认识档案管理工作的重要意义
想要将档案管理工作做好，首先需要档案管理者具有较高的责任意识以及对工作的责任心。对档案管理工作还要有全新的认识，这样才能进一步将工作不断的完善。将这项工作做好，对整个单位发展而言有着非常重要的意义。档案管理工作有着承上启下的作用，它不但是对现有工作的总结还是对历史工作的归纳总结，具有书写历史真实面貌的重要意义，并且它对衡量人员工作质量和工作效率而言，也有着不可替代的作用。档案管理工作规范化是当前工作发展的需要，也是一个单位放眼未来，规划未来的重要依据。通过档案的记载，能够明确单位的工作现状，可以发现其存在的诸多不足，并且加以改正，这对工作的进一步开展有着不可替代的作用。对企业而言，档案管理工作不但能够给经营者和决策者一定的理论依据，还可以为企业与多放的发展奠定一定的基础。当前社会竞争已趋向白日化，要从根本上使工作得到进一步改善，就更需要不断有创新意识、创新思维，从而使工作与时俱进，不断进步与发展。
2 新形势下档案管理工作的规范化要解决的问题
2.1 不具备足够的参考理念
由于过去人们对档案管理工作并不是很重视，使得当前没有足够的档案管理理念作为参考，这就导致档案管理工作难以实现规范化，工作效率也难以得到保障。最近几年，我国相继出台了很多关于档案管理的相关法律和法规，但是由于档案管理是一种多层次多角度的管理过程，所以没有一个专门的法规能够规范档案管理中的所有内容。在这样的大背景下，当前的档案管理机制就显得过于单一，没有从多个角度去规范档案管理工作。在具体的档案管理过程中，不论是哪种档案管理方式都没有相应的规范作为参考，造成档案管理工作缺乏规范性，对管理人员的行为没有约束力，在实际管理的过程中容易出现各种问题，所以应该尽可能地准备充足的参考理念。
2.2 当下档案管理工作存在的问题
当下档案管理工作存在的问题是多方面的，主要有以下几个方面。首先，档案管理体系的建立还需要进一步健全。在企业发展中，往往比较注重技术开发和经营管理的发展，在对档案管理工作的建设体系已经与企业其他管理体系的发展有所滞后。没有建立起比较完善的档案管理体系，更没有相对完整的档案管理制度，就更谈不上档案管理工作能够有效实践了。在新形势下，档案管理工作又有了新的要求，对规范化程度也有更高的要求，这就更需要档案管理体系能够与时俱进地发展和完善。另外，在新形势下，信息技术的快速发展已经将新技术运用到档案管理工作中，但是有部分企业的档案管理工作过于传统保守，没有结合计算机网络技术的应用，不仅限制了档案管理工作效率的提升，也在一定程度上对档案管理工作的高效性和严密性造成了影响。就相关工作人员要求方面来看，由于档案管理工作是一项比较复杂的工作，不仅仅是对档案信息的收集整理，还需要对信息进行再次编辑以及取舍，这对工作人员的素质要求比较高。就目前的情况来看，部分企业的档案管理工作人员的专业素质并没有达到相关要求，这就有可能造成工作上的很多失误。
3 如何提高新形势下档案管理工作的规范化程度
3.1 给予档案管理工作足够的重视与投入
在完善相关法律法规的前提下还应该加强对档案管理工作的重视程度，保障给予档案管理工作足够的信息数据，进而提升档案管理工作的规范性。通过不断扩大档案管理工作的范围，使档案能够更加真实详细地反映出信息的真实情况，突出信息的核心重点。在具体的档案管理过程中，根据整合的相关数据资料，提取出最为有用的信息，发挥出档案管理的作用。作为档案管理人员可以从多个角度优化档案和管理工作内容，能够让档案体现出真实性，为使用者提供可靠的数据，发挥出档案管理工作的积极作用。相关单位还应该投入更多的档案管理设备，提高档案管理人员的工作效率。
3.2 完善档案管理体系
管理体系的建立和完善是能够有效开展档案管理工作的基石，建立起良好的管理体系能够对具体的档案管理工作提供正確的指导。完善档案管理体系首先需要围绕国家的相关规定，建立完善的档案管理制度，并将其有效地落实于档案收集、整理、保存等程序中。在各个环节都需要有相应的制度建设，明确相关工作人员的职责范围，在档案管理体系建立时就应该注重其规范化。在新形势下，档案管理体系的作用就更加体现出来了，完善的档案管理体系能够有效提高工作效率，避免在档案管理工作中出现不必要的错误。另外，在经济、技术以及社会不断发展的情况下，档案管理体系也需要不断地更新，结合当下形势做出适当的补充和修改，进而不断提升档案管理工作效率，使其能够满足新形势下的档案管理工作需求。
3.3 充分利用先进的信息科学技术
应用先进的信息技术能够有效地解决档案管理工作中的不足。通过总结过去档案管理工作中的不足，结合现代的档案管理技术并采用最新型的档案管理系统，能够有效地提高档案管理效率。使用现代信息技术能够对档案信息实现数字化处理，并把档案资料转化成电子数据，不仅保证了档案的安全性，同时也方便使用者随时调取需要的档案信息。信息技术在档案管理规范化中的使用是目前以及未来的发展趋势。
3.4 提高档案管理工作人员素质
尽管，在信息技术高速发展的今天，档案管理工作中对信息技术手段的运用也越来越普及，但是，在档案管理工作中的信息再编辑与取舍等重要内容还需要工作人员来完成，计算机系统也需要专业的技术人员的操作，因此，高素质的工作人员也是不可或缺的。在档案信息管理工作中，首先必须要在档案管理工作人员的招聘过程中进行严格的审核和控制，保障其每一个招聘选择的人员都具备较为理想的素质和能力，其次要不断提高已参加工作人员的专业素质，可以定期对员工进行相关的专业和技术培训。
结语
综上所述，档案管理工作的开展有着重要意义，而在新形势下，对档案管理工作的规范化要求也越来越高，要实现档案管理工作的规范化要求需要做出多方面的努力，主要是从提高对档案管理工作的重视程度，完善管理体系，结合当下的信息技术发展建立档案管理系统，提高档案管理工作人员的素质要求。在各个环节都需要做出相应的努力，来实现档案管理的规范化。
参考文献
[1] 马艳.新形势下档案管理工作的规范化研究[J].才智，2013，30：324.
[2] 杨海英.新形势下加强档案管理工作的思考[J].档案天地，2013，01：50-51..
