房地产开发企业注销有关企业所得税处理问题的公告.doc
张冬云
[摘 要]房地产档案是房地产登记过程中形成的具有重要保存价值的历史记录，是房屋登记机构档案保管工作的重要内容。经济建设节奏的加快，使房产交易活动中频繁，尤其是以房产按揭抵押为主要形式的经济活动，产生了大量的注销后房产档案，注销后的房产档案处置已经成为房地产登记档案管理必须重视和解决的问题，应当在遵循相关法律、法规的前提下，准确界定该类房产档案的销毁范围和保存时间。本文对注销后房产档案保管的必要性和房产档案处置进行探讨。
[关键词]房产档案；注销；处置
中图分类号：F299.23；G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）24-0347-01
房产作为固定资产的一种，已经成为资产总额的一部分，利用房产进行交易的经济活动也在不停地进行着。在我国出台相关法律法规的支持下，房产的预告登记和按揭抵押等行为频繁发生，这是经济活动争产发展的合理现象，但是在办理抵押时，申请人需要提供大量的文件证明。与此同时，同一房产多次设立抵押，所需要的材料证明更多，增加了对其进行管理的负担。所以注销后形成的房产档案数量庞大，难以管理。想要对房产档案进行科学管理，需要建立科学的制度对其进行合理处置，才能够保证注销后房产档案能够得到科学的管理。
一、注销后房产档案保管的必要性
随着我国房地产业的快速发展，房地产按揭抵押、预告以及将其作为融资工具的抵押登记业务也随之增多，从而促使注销后的房产档案保管成为了房地产登记机构不可忽视的工作内容。我国注销后的房产档案主要形成于以下四个方面：一是注销后的预告类档案；二是注销房产抵押登记形成的档案；三是注销在建工程抵押登记形成的档案；四是因拆迁、城中村改造、地震以及异议登记、查封登记、变更登记等原因而需要注销的房产档案。其中，形成于前三类的房产档案占注销后房产档案的比重较大。尤其在注销房产抵押登记之后，虽然申请登记权利人和义务人的双方合同约定权利义务已完成，但是房屋登记机构对注销后的房产档案保管工作仍然要持续进行。这是因为，一旦在房产抵押登记注销过程中存在问题，如债权担保被抵押人伪造登记文件而注销等问题，就必须以登记机关提供的注销后房产档案为依据解决争议。因此，登记机关一定要妥善保管好注销后的房产档案，遵循有关规定明确档案保管内容、销毁范围和保存时间。
二、注销后的房产档案处置
（一）注销后的房屋所有权证书处置
对于房产档案而言，它是权属登记管理的主要工作内容之一，档案中的内容与房产证上的内容相一致，同时还记载了产权证封皮上的相关信息，如注册号、印刷编码等等，即便发生产权查实或是变更等情况时，也都必须以确权的产籍资料作为主要依据。通常情况下，由有关部门颁发的房屋所有权证是对房屋所有权的一种确定和认可，该证书所代表的并非是房屋权属的来源证明，而是房屋产权变更或转移的新凭证，也就是说一旦房屋产权发生变更或是转移时，原本的证书必须随之进行注销作废处理。从房屋的本质上看，其归属于不动产的范畴，它的主要特点是价值高、使用年限长，故此，在房屋产权人变更或是转移的过程中，原本的产权证成为必须提交的材料之一，该证书反映了房屋权属人的变更，其在一定程度上对房地产管理有着较强的引申作用。为此，废弃的房屋产权证书应当在注销作废之后作为附件归档于产籍资料当中。由于发放房屋所有权证时，已经将证书扫描成为相应的影像文件，所以这种文件也具备一定的法律效力，这样一来，在归档立卷的过程中，不但进一步减轻了案卷负荷，而且还避免了废弃的房屋所有权证被非法利用的可能。
（二）注销后的房产档案销毁范围与保存时间
由于房屋产权登记部门所面临的档案库存量连年递增，故此，我国现行的《房地产登记技术规程》（以下简称规程）对房产档案注销后的处置问题进行了明确规定，如可列入销毁范围的纸质档案包括：预告登记已注销满2年、地役权登记已注销满2年、异议登记已注销满2年、查封登记已解除满5年以及抵押权登记已注销满5年。虽然《规程》当中对方案档案注销后的处置给出了较为明确的时间，但因为《规程》本身属于行业标准，故此，它的效力要比法律法规小一些。换言之，在具体处置时，除了要遵循《规程》中的规定之外，还应当符合相关法律的要求。此外，《规程》中还规定，登记事项登薄之后，房地产登记机构应当对相关材料进行收集、整理、归档保存，如房屋产权的登记申请材料、审核材料以及一些有保存价值的材料等等。除《规程》中给出的可列入销毁范围的档案应进行定期保存之外，其余档案均应当进行永久保存。
（三）注销后的房产档案管理内容
当前，房地产已经成为重要的融资工具，使得房产抵押登记数量迅猛增加。为了准确掌握房屋产权的变化情况以及相关权利的法定证明材料，房屋登记机构必须要做好房产抵押（预告）登记注销后的档案管理工作，规范该类档案的保管内容。通常情况下，在注销房产抵押（预告）登记之后，房屋登记机构注销的档案之中还包括如下内容：登记申请表、身份证、合同、法人证书等等。而注销后的档案则具体包括以下资料：抵押登记双方的身份证明、合同、授权委托书、结婚证等等。虽然上述資料相对较多，但从法律的角度上看，每一种资料都是不可或缺的，这是因为以上证明材料之间均具有一定程度的联系，若是其中某一项欠缺，则会造成不利的影响。必须特别指出的是，尽管《规程》当中对抵押登记、查封登记、预告登记、异议登记以及地役登记注销之后的纸质档案销毁范围和保存期限给出了明确的规定，但是，以上档案在规定的销毁时间内，登记机构仍旧对其具有保管的责任和义务。
三、房产档案注销后管理水平的提升策略
（一）加快提高房产档案从业人员业务素质
房产档案管理队伍的建设，需要从每个从业人员的业务素质抓起，只有这样才能够从根本上强化管理队伍的整体素质，同时加强从业人员的服务理念，把每个从业人员培养成为能做事并且能做好的专业型人才。为提高房产档案管理服务水平，加大业务培训力度，通过举办培训班、代培、继续教育等多种形式，促进房产档案管理人员业务素质和服务水平的提升，积极适应房产档案管理利用新形势。积极招录专业对口的档案专业学生进一步充实房产档案管理队伍，增添新鲜血液，有助进一步提升房产档案管理服务水平。
（二）加大投入，加强房产档案管理硬件建设
房产抵押和档案管理在我国发展时期较短，不仅是在软件上，在硬件设施方面也存在着许多的不足。硬件基础的不足直接影响工作的科学开展，同时对管理从业人员工作的顺利进行产生阻碍。只有严格按照《档案法》、《档案法实施办法》、《城市房地产权属档案管理办法》等具体标准和规格要求，尤其要对照今年颁布实施的《房地产登记技术规程》房产档案管理建设标准，进一步查漏补缺，做好房产档案管理硬件设施的建设，才能够使管理队伍的建设成为可能。
总之，注销后的房产档案处置工作是房产档案管理的重要工作，必须严格遵循相关法律、法规中的具体规定进行房产档案管理的标准化建设。房屋登记机构要妥善保管好注销后的房产档案，同时加强房产档案管理队伍建设，配合齐全房产档案管理硬件设备，进而不断提高房产档案管理质量和服务水平。
参考文献
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