浅析电力企业在档案管理中存在问题与应对策略.doc
王辉
[摘 要]《档案法》是档案工作的根本大法，《档案法》完善与否，直接关系到档案资料能否得到妥善保管和有效利用。档案开放就是将一般可以公开和保密期限已满的档案，解除“禁闭”，向社会开放。目前，我国在实现档案开放时存在一定的问题。本文就档案开放中存在的问题及解决建议给予简单的分析介绍。
[关键词]档案开放、存在问题、建议
中图分类号：G272.3 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）24-0342-01
一、《档案法》修改的目标及任务
1、修订目标
修改《档案法》的主要目的是为了适应经济社会发展形势的需要。剔除其中含有明显计划经济时代色彩的条款，增设体现市场经济发展要求的法律规范，赋予新生档案事物相应的法律地位，完善档案法律责任，搞好与后法的有机衔接，增强法律的可操作性。只有将档案进行修订才能更好地加强对档案的管理，保证档案的完整、安全和有效利用，促进档案事业的健康持续发展，保障公民和组织利用档案信息资源的合法权益，维护法律的严肃性和权威性，更好地服务于我国经济建设和社会发展。
2、修订任务
此次修改《档案法》的主要任务有以下几点：一是明确电子档案的法律地位；二是改革档案开放原则；三是取消设定档案公布权；四是做好与后法的有机衔接；五是增强法律操作性；六是完善档案馆网布局和档案资源配置；七是规范改制企业档案处置、人事档案管理和档案中介组织管理；八是确认档案馆作为政府信息查阅场所的法律地位；九是增强执法刚性；十是增设应对域外传唤令的限制规定。这些问题是目前档案工作中亟待解决的主要问题，也是各方面意见比较集中的主要方面。
二、档案开放存在问题
1、档案的神秘感影响档案开放
由于档案具有很强的政治性，因此档案经常被罩上一层神秘的光环。许多人认为只要是档案就应保密而知道档案开放法律法规的更是寥寥无几。一些档案类教科书对档案开放的介绍和论述比较少。档案馆对开放和利用档案的宣传力度也不够，档案馆在公众的心目中不是信息库而是保险库。公众对档案的误读从本质上讲是缺乏知情权意识的表现。我们城建档案馆来人查档案经常让熟人带着来查档案查档案这种很正常的事在他们看来也不是容易的事。我们经常向来馆的人解释他们有对自己产权工程的知情权和对开放档案的知情权。
2、馆藏种类单调载体单一
档案种类单调文书档案所占比重过大。档案是“国家机构社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的”历史记录。从这个概念理解档案除党政档案即文书档案外还应包括反映各机构、各部门主要业务职能活动的科技档案和专门档案。城建档案馆存有的民用建筑比重过大其它基础设施、公共产品的档案不足。档案载体单一纸质档案与非纸质档案比例失调。档案馆库房中以纸质档案为主而照片、底片、录音、录像、磁盘、光盘等载体的档案却寥寥无几。我们档案的内容大多是党政会议记录、年度工作计划总结、综合报表、工作简报、调查报告、请示批复、干部的任免、职工的奖惩以及政策法规文件等。有的重份文件归档立卷设定保管期限划定过长。做为专业档案馆城建档案馆的市政基础设施、综合类等档案陈旧进馆力度小等等问题都会影响档案的开放。
3、档案开放率低利用率低
我国实行档案开放20余年档案开放面和开放范围不断扩大，如北京市档案馆分三批开放档案80.75万卷占该馆藏档案总量的55占馆藏形成满30年总量的82。应该说从数量和比例看这都是不小的数字。然而从全国总体水平来说档案开放率仍然不高，开放档案利用率仍然很低。开放档案以来利用人数增加很少，结构变化不大，真正凭个人身份证为个人目的来档案馆查找档案的人员屈指可数。2000年至2002年北京市通州区档案馆开放档案的利用人次、卷次仅占三年档案利用人次、卷次的22.74和22.25。有一家档案馆经过一年的紧张工作开放了232卷民国档案68册家族谱以及其他资料1175册令人吃惊的是开放档案几个月只有2人利用。这些数据充分显示我国档案开放率低，使用率更低的现状。
4、缺少法律的支撑
由于党政档案是我国各级国家档案馆的主要收藏对象，而很多党政档案是带有密级的，有一定的封闭期。而这些秘密档案保密期满后则要依据国家保密局颁布的《保密法》进行降密或者解密。但是在实际工作中解密工作并未得到认真的贯彻执行。其原因主要还是因为《保密法》解密监督检查制度的可操作性不强。明知道有些档案应该解密但由于怕麻烦而任其一定至终身明知有些原先涉密的机关部门由于机构改革或者人事变动等原因其文件档案的涉密范围应该进行适当调整也不及时进行调整致使一些已无密可保的文件、档案仍为国家机密从而大大影响了档案馆开放工作的进程
三、对档案开放问题的建议
（1）处理好档案开放和保密的矛盾关系。
档案开放树立“开放是原则，不开放是例外”的思想，档案的开放与保密是一对矛盾。我们目前的处理办法是，保密和开放互相独立，即“该开放的要开放，该保密的要保密”。为了服务大众，原则上无需保密的档案信息都可以开放。国家设置档案馆的基本目的和要求就是为了保存社会记忆与储备知识，以便系统地为社会做好记录以供备查，从知识上增加社会财富。由于档案涉及的东西十分庞杂，其内容具有很大的特殊性，特别是与国家安全和社会秩序相关的文件，涉及到私人的隐私，有一些科研单位的研究成果和专利技术细节，国家领导人的日常工作档案都有一定的限制开放条件，这都需要处理好开放和保密的原则。
（2）加大力度规范档案资料管理。
建立完善的档案管理工作制度是档案工作实现规范化管理的有力措施和可靠保证。实现这一目标的手段如下：①严格按照国家有关档案工作的法律法规，对应归档的文件材料，做好文件的收集、整理、归档工作，对档案文件要严格按照程序做好鉴定、销毁、归档工作。②建立相应的档案管理制度，对产生的档案资料从收集、归档到移交档案室统一管理以及档案的日常保管、借阅、利用，都要制定一套严格的制度，对各类档案开放时间的细化明确既符合档案法规建设的需要，也能切实推动及时开放利用工作。
（3）完善公众信息收集制度
一方面是在信息收集中引入市场机制。政府履行收集公众信息的职责，并不意味着要由政府组织并亲自实施，可采取由政府委托商业信息机构进行信息收集的办法，这样既可以降低信息收集的成本，也可以提高信息收集的质量，还可以节约政府的精力。在对有关程序、方式、范围等做出规定的前提下，政府可以通过采取委托、承包、招投标等多种形式，将（非国家机密的）信息收集的具体工作交给商业信息机构完成。另一方面，规范政务基础信息的采集和应用，建设政府信息资源目录体系，建立政府信息收集的審查程序。根据行政法治原理，凡是对公众增加负担的行政行为必须严格控制。过去，政府对公众收集信息时往往未经慎重考虑即做出决定，实际上该信息收集对行政机关实施职能可能并不十分必要，或是由其它方法也可以获得同样的信息，这无形中就增加了公众的负担。严格控制行政机关收集公众信息，就必须对这种行为进行事前的审查与监督。
结语
由以上的文章论述可以看出，档案在实际的开放过程中依然存在一些问题，而提出的这些建议应该说在理论上是可以实现的。但是，在具体的实施中还是需要民众的大力支持。
参考文献
[1] 周林兴、苏春华《被异化的谨慎---对我国档案开放利用现状之评述》《中国档案》2005年第3期.
[2] 裴相珍《开放档案工作的现状及原因》载《档案管理》2004年.
[3] 姜之茂《让档案馆离民众近些、近些、再近些》载《档案学通讯》2004年第四期.
