事业单位合同管理的风险预防论文 中国鸣网
姚峥
[摘 要]合同管理风险在现代企业的各种风险中无疑是更应当引起足够重视的，良好的合同风险管理制度，可以有效降低企业的经济损失，实现企业发展目标。合同管理风险贯穿于合同的谈判、签订、履约、违约处理、争议解决等全过程，几乎牵涉到企业各个部门，对于这一过程的风险管理，是企业生产经营活动中不可或缺的重要环节。
[关键词]企业；合同管理；风险防范
中图分类号：D923.6 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）24-0036-01
在现代市场经济条件下，合同作为企业实现利益最大化的重要手段，也是企业自身良性发展的重要形式，在企业的生产经营过程中发挥着至关重要的作用。然而现阶段很多企业对合同管理不当，使合同管理面临诸多风险，故研究合同管理风险的防范对策就具有十分重要的现实意义。
1.企业合同管理的风险识别
第一，对合同主体资格审查及信用评价不到位。由于在企业层面过分注重争取订单、在销售员层面过分追求订单提成，为了把合同签下来，很多企业几乎忽略了对买方的资格及信用进行评估，不了解合同签订对象的企业履约能力、企业规模、企业背景信息等，不核实签约对象的合法名称、实际经营情况、企业性质、企业工商注册情况、经营年限、企业的资信情况等，导致发货后收不到款、合同尾款无法正常回收等现象的发生。
第二，合同文本不严谨。具体体现在：①部分合同条款约定过于概括与粗略，未约定详细的可操作的标准，如对交货地点仅约定买方指定的地点，而一旦买方指定的地点不在买方所在地，或者变更指定地点，将产生额外的运输费用及库存费用；②合同缺乏关键条款，导致履约过程中发生争议，如缺少对验收标准的约定，或者约定的验收标准不符合现行法律规定等；③对产品的规格、型号等约定不符合产品的实际情况，有可能在供货时某些部件的型号会发生变化，而合同中又未约定企业有权利升级或调整部件型号，导致企业承担违约责任；④合同对争议解决方式约定不明确，给双方的争议解决带来一定障碍。
第三，合同的盖章存在问题。合同谈判阶段完成后，企业在加盖本公司印章阶段，盖章人往往会忽略合同约定的盖章条件，比如约定加盖双方公章生效，而盖章人却错误地加盖了合同专用章；约定由正式授权代表签字，而实践中在合同中签字的人员较为随意且并无正式授权书，这样给合同的效力认定埋下了隐患；合同文本超过一页的，未能加盖骑缝章，有可能会被别有用心的人员任意更换或修改合同内容。
第四，合同原件保管不到位。不少企业在合同签订后，往往就将合同原件束之高阁，并没有保管合同原件的制度，也没有统一的保管同原件的部门，导致合同原件往往不知所踪。合同原件的遗失给企业主张债权带来了很大的麻烦，尤其是买方拒绝支付合同款项而企业诉诸法律途径时，往往因无法提供合同原件导致承担举证不能的不利后果。
2.企业合同管理风险的防范对策
2.1 完善合同管理机构设置，加强合同管理人员的培训
合同管理机构是管理合同的专门机构，也是做好合同管理工作的基础，企业应该设置法律顾问，负责企业的法律事务。特别是合同的管理，法律顾问应该参与企业的生产经营决策，带领合同管理部门开展工作。设置专门的法律顾问办公室，处理企业除合同管理之外的一切法律事务工作。对于法律顾问人员的设置，一定要严格聘用制度，并且对在岗人员进行定期的考核，约束法律事务人员的行为，激励他们在工作岗位上认真负责，使法律事务岗位满足合同管理的需求。
此外，企业应从如下方面强化合同管理人员的培训：强化合同管理专业知识的培训，对合同管理人员坚持定期培训、定期考核，使合同管理人员掌握主要的合同法律知识、商务知识、产品技术知识、签约及谈判技巧，增强其在合同管理过程中的责任感；在合同履行过程中，由于市场的变化、签约各方经营及履约情况的变化，可预见或不可预见的任何情况都可能发生，因此应培养合同管理人员的专业知识，使其关注合同谈判、签订、履行过程中的每一个关键环节，能够及时发现问题点。
2.2 健全合同管理的相关制度
第一，健全印章管理制度。企业应指派专人统计现存的所有印章，并按照印章类型、使用范围、保管人员等分门别类；对于没有使用价值、私自刻制的印章，统一提交相关政府部门注销备案并销毁；严格限制新刻印章数量，不随意批准刻制新的印章；落实印章管理责任制，对于现行使用的印章，落实负责人并登记造册；落实盖章审批及台账登记制度，加盖印章前必须获得相关部门审批，加盖印章后必须登记盖章台账并留存盖章文件复印件备查，杜绝随意在合同等重要文件上盖章的现象。
第二，健全合同资料保管及合同履行总结制度。从合同谈判开始，企业应主动对合同及相关资料进行整理、妥善保管。合同原件、双方在合同谈判及履行过程中的往来信函、传真、电子邮件等资料，是确认双方权利义务的重要凭证，需专门保管。合同管理部应当建立项目合同档案并统一编号，档案中应包括合同文本、合同附件、合同双方会议记录、往来联系函、合同补充协议、交货证明、收款及催款证明、授权文件、验收文件、交接文件等。
2.3 制定合同格式文本，掌握文本选择的主动权
企业自己制定格式文本，既能节省时间，又能减少交易风险，避免日后可能会出现的争议，即使出现争议，也可以掌握主动权。此外，争取合同的起草权，也能够在合同中充分考虑己方利益，认真甄选对己方有利的措词，更好地保护企业利益。对于企业生产经营过程中的常用合同，企业应制定标准的合同格式文本。对于其他合同，一般应由合同业务部门起草，企业法律部门再配合修改；重大合同最好由企业法律部门牵头，会同合同业务部门及其他相关职能部门共同起草。
2.4 强化合同风险的监控
具体说来：①构建风险监控体系，包括合同风险信息报告制度、合同風险监控决策制度、合同风险沟通程序、合同风险应急方案等；②确定监控的风险因素，这一过程可以通过风险识别、风险评估程序实现；③确定合同风险监控责任，必须明确合同风险监控的主体部门即合同管理部，且应将合同管理每一环节的监控责任落实到具体个人，实行专人监控；④根据合同签订、履行的流程确定合同风险监控的对应时间表，包括检测的节点、报告风险的时间和釆取风险防范措施的时间；⑤制定并实施具体的风险监控方案，根据合同风险因素的特征制定具体合同风险因素的控制、应对方案，对方案进行必要的可行性分析，并按照具体方案及计划开展风险监控活动；⑥跟踪风险监控结果，判断风险是否已成功规避或消除，如果某一合同风险因素已不存在，则对这一风险因素的监控过程结束。如果风险仍然存在，则应制定新的监控方案继续开展风险监控活动。
3.结语
合同管理风险存在于企业经营管理的各个环节，如果不加以重视和及时规避，一旦风险出现，其后果往往是企业难以控制的，或者导致经营成本异常增加，或者导致企业承担法律责任（包括支付违约金、赔偿损失等民事责任，罚款、没收违法所得、吊销营业执照等行政责任以及刑事责任），严重时将给企业带来颠覆性的灾难。因此，企业必须加强对合同管理的重视，培养优秀的合同管理人员，提升企业履行合同过程中风险防范的能力。
参考文献
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