如何创新企业档案管理工作
张艳
[摘 要]档案管理工作实现网络化信息化，是档案管理工作发展的必然。本文通过分析信息时代背景下的档案管理工作存在的问题，提出应用信息技术发展档案管理这一对策，为档案管理工作实现创新提供一定的建议和帮助，使档案管理工作适应信息时代发展的需要，提高档案管理的服务性，更好的服务于大众和社会。
[关键词]信息时代；档案管理；创新与发展
中图分类号：U243.5 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）19-0345-01
前言：如今我国的科学技术快速发展，创新已经成为发展的一个重要的主题，而在我国的这种网络信息时代下，档案管理工作的信息化已经是一个必然趋势以及在它还在不断地发展进步当中。利用信息技术充分开发档案信息，发挥它对于社会的最大的作用，是档案馆目前需要做的一个重要的工作，只有不断地创新档案管理工作，才能适应社会和人们的需求。因此，如何利用信息技术来做好这件事已成为档案管理人员必须要思考的重要问题。
1.信息时代档案管理工作存在的问题
1.1 管理理念陈旧，缺乏服务意识
很长时间以来，由于受到传统制度和传统观念的影响，档案馆一直由行政部门来管理，在信息技术普及的今天，我国的档案管理也逐步地发展为信息化，很多档案馆的信息化也初步具有一定的规模，但是在信息化实际应用的时候，仍然存在着一些不可忽视的问题。很多档案管理工作人员由于缺乏相应的信息技术的知识，管理方式具有传统性、陈旧性，也不能及时吸取外界先进的档案管理知识，也无法应用信息化的管理的手段，导致了档案管理工作不能全面普及信息化。此外，档案管理人员长期以来形成一种只保管不服务的意识，缺乏服务意识，不能及时的把有效信息传递出去，不利于社会的共享，导致档案管理工作难以进步。
1.2 档案编辑落后，检索工作困难
档案管理机构不能全面信息化的很大一部分原因在于档案管理的机构和人员的技术水平不高，许多工作人员技术水平还停留在传统的档案收集整理模式，非常缺乏现代信息技术管理档案的知识。而且很多档案管理机构还是以纸质档案为主，随着时间的推移，纸质档案越来越多，不断累加，造成了档案管理的工作量大大增加，使工作人员不易于进行档案的归档、分类。同时，大量的纸质档案造成了工作人员检索困难，所以绝大部分档案都是用来收藏的，而对档案资源的发掘和应用少之又少。
1.3 缺乏统一规划，信息管理迟缓
政府、医院、企业等各种单位当中都设有档案管理机构，不同的单位的经济水平和工作内容都不尽相同，各种档案管理的档案也不相同，所以档案管理工作就会具有一定的差异性，也没有对档案管理有一个统一的规划，所以很多档案管理都非常随意，这不利于档案管理的规范化。由于不同的档案馆建立的信息系统也是不一样的，系统设计上也存在着很大的问题，也使得信息管理有缺陷，速度迟缓，不利于实现档案信息的共享。
2.信息时代档案管理工作的创新与发展
2.1 创新档案管理思想观念，由管理向服务转变
要想促进档案管理信息化的发展，最重要的是转变上级部门和档案工作人员的观念，上级部门只有在认识到档案管理的工作上面存在的问题，然后再找出方法来解决这些问题，才有可能使得档案管理工作有所改变和创新。同时，档案工作人员也应该尽量具有良好的职业道德、责任感、严谨的工作态度，要适应时代的发展需求，要能够尽量提高自己的职业水平，尽量去学习信息技术，并且应用到档案管理当中，争取做到档案管理工作具备良好的服务意识。如今人们对信息的需求意识越来越强烈，希望从各方面得到内容广泛的各类信息资料，并且能够方便快捷地檢索和获取各种信息，所以档案信息资源必须实现网络共享，众多的档案信息由各种档案馆相互联系、海量丰富的资源来构成的，所以档案工作要做到服务型工作。
2.2 创新档案管理工作环节，实现信息化
档案工作主要包括八个环节，分别是收集、整理、分类、检索、利用、统计、编研。实现档案管理工作的网络化与信息化，就是要把信息技术渗透到档案工作的各个环节之中，从而提高档案管理的工作效率和管理水平。如今社会当中的各类档案不断增加、种类越来越丰富，档案的形式的管理模式也随着社会的进步而进步，由于计算技术的发展和数字化技术的发展，许多纸质档案早已经被电子档案所代替，电子档案的所占的比例越来越大，产生了一种新载体、新存储方式的档案信息文件，逐步实现无纸化办公，越来越多的活动记录以各种新媒体技术所形成的各种形式存在于网络之中。在加工整理方面，由于不同载体形式的档案的出现，所以管理模式也会发生巨大的变化，新的档案管理方法在不断地改进之中，但是目前还没有形成一套完整的管理体系，无法满足时代的需要，所以在这一点上国家还需制定相关的法律法规。各单位的档案管理部门需要将档案服务网络化，实现档案领域的各种信息资源实现共享，利用信息技术建立网络档案管理平台，然后设置一定数量的电子阅览室，单位的人员可以在电子阅览室通过网络平台查询所需的相关领域的电子文件，但是不要设置打印与下载这一功能，以免档案信息外泄，从而确保文件的安全性。单位内部网站还需设置内部主页，主页上设置好各种资源的搜索入口，可以比较方便的得到全文信息，从而使得各种文件、档案等得到有效利用。
2.3 搞好信息录入，做好数据管理
档案管理的信息化最主要的方面就是实现信息的网络化，实现信息共享。所以必须要加强网络数据库的建设，对其所存在的漏洞制定出解决方案，定期做信息数据库的完善，并且加强工作人员的培训，做好信息资源的录入。为了能够更好地发挥档案信息资源建设的作用，档案信息资源建设应当与各单位的管理信息库、数字档案馆以及公共档案管进行建设的相统一，使得平台之间能够相互对接，实现资源的共享。档案管理部门与各单位的相关信息管理部门应加强联系，共同建立一个电子档案数据管理中心。这个中心最后将各部门及单位整理归档好的电子档案汇总统一管理，实现有限制性或非保密性电子档案的网上查询和利用服务以及共享。管理人员应该加大科技方面的投入，丰富数据库的功能，使得不管是工作人员还是管理人员在检索资料的时候能够快速有效的获取相关信息，不仅方便了其他人员，还辅助了管理人员的档案管理工作。把目录库和数据库相结合起来，做好相应的检索链接，建设一个高效、完善、丰富的数据库，充分发挥利用信息网络化的优势。
3.结语
信息时代下档案管理工作的反展必须要坚持创新这一核心理念，档案管理工作必须要与时俱进，要适应新形势下社会对档案管理工作提出的要求，为促进我国的档案管理事业做出贡献。但是在进行管理工作创新的时候还要秉承服务型管理这一观念，满足大众队网络档案信息资源检索获取这一需求，但是同时要考虑网络平台的安全性问题，做好档案信息管理的资源安全管理，要确保所作的网络平台要符合国家的相关规定，加快档案管理建设的信息化的步伐，做到与时俱进，实现档案管理工作的创新。
参考文献
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