如何创新企业档案管理工作
陈洁莹 张晓明 颜锋 隋鑫
[摘 要]企业档案管理工作结合管理、服务为一体，是一项贯穿企业各个部门的基础性工作。随着市场经济体制的不断完善，企业的外部市场竞争环境和内部机制功能等都发生了较大变化，给企业档案管理工作带来了更大的挑战，所以新形势下企业档案管理必须要进行创新。本文针对当前企业档案管理中存在的问题，分析了创新档案管理工作的有效策略，以期为企业档案管理人员提供参考。
[关键词]企业；档案管理；工作创新
中图分类号：S251 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）24-0147-01
引言
随着信息化时代的到来，我国现代企业制度的建立与信息网络化的发展对传统的档案管理造成了很大的冲击，企业档案管理工作因此陷入困境。同时企业档案管理的落后也制约着企业的可持续发展。其根本原因就在于企业内部档案管理不能适应外部社会经济环境的变化，因此企业档案管理亟待创新，如何对企业的档案管理工作进行创新，已经成为目前企业档案管理人员研究的主要问题。
1 企业档案管理工作中存在的问题
1.1 档案管理人员的素质有待提高
现阶段企业档案管理工作人员的素质普遍不高，这主要是因为企业对档案管理的重视程度不够，不愿加大企业档案管理方面人才投入。现阶段企业档案管理工作逐渐边缘化，企业一般安排一些工作能力较差的人员负责本项工作。而企业档案管理需要的是具备多方面能力的人才，不仅要掌握档案学的基础理论和档案管理的基础知识，而且要具有能够捕捉档案管理信息的能力以及鉴定档案信息的能力，因此企业不能将档案管理工作在无人指导的情况下交给新人来做，应交给经验丰富、能力全面的员工来进行。
1.2 信息化水平仍有待提高
现阶段大多数的企业都缺乏计算机专业的技术人员，企业在招聘时一般不会针对档案管理工作而专门招收计算机专业的技术人员，更多的是以办公室业务为主。此外，企业网站建设和局域网刚刚起步，上网方式比较落后，除大型企业外，多数的中小企业很难跟上现代信息技术的发展步伐。正是因为很多企业的信息化基础设施落后，企业在信息化观念上受到局限，导致企业档案管理工作信息化水平落后，阻碍了企业档案管理工作的进行。
1.3 档案管理工作不受重视
由于档案管理并不能直接给企业创造经济利益，因此很多的企业并没有从根本上重视档案管理这项工作。第一，多数企业的档案管理工作很少配置专门的人员，他们认为配置专门的工作人员会浪费企业的人力资源，有时为了应付档案管理工作，会安排行政人员兼职；第二，企业在这方面的资金投入不足，大多数企业认为在档案管理工作上投入资金不会产生任何效益，只有投入企业的生产经營才能带来实实在在的经济效益，因此很多企业不愿将一小部分资金投入档案管理工作中去。
1.4 企业档案分类结构不合理
企业档案管理中一个重要的内容就是企业档案的结构分类，一个企业档案结构分类是否合理，很大程度上决定了一个企业档案管理的好坏。当前企业档案管理分类结构不够合理，主要表现在企业档案管理中档案编写的质量不高、档案门类不丰富等。企业档案结构分类不合理给企业的档案管理工作开展造成了严重的影响。其主要原因在于企业档案管理投入的经费不足，不能支撑企业档案管理结构分类合理化工作的开展，比如：不能按时出版档案编研成果，影响企业信息研究的推广性和时效性，使档案编研成果不能得到广泛的利用。
2 企业档案管理工作创新策略
2.1 注重档案管理人才的培养
人才是推进档案信息自动化的关键。档案信息自动化系统管理的骨干力量是计算机技术队伍，其专业水平直接影响到自动化水平的提高。因此加强对档案管理人才的培养和教育十分重要。首先，要有针对性地对档案管理人员进行计算机技术培训以及政治思想教育，培养其事业心以及奉献精神；其次，有计划的组织进修，掌握信息技术的新知识，从而保证档案管理的信息化质量。
2.2 提高档案管理信息化水平
通过引进云计算来提高档案管理信息化水平，云计算实现了共享可配置计算资源（网络、存储、服务器、服务和应用等）、按需访问，是基于互联网的相关服务的增加、使用和交付模式，用户通过电脑、笔记本、手机等方式接入数据中心，按自己的需求进行运算。在企业档案管理工作中引入云计算，具有如下优势：（1）降低信息化的成本，减轻档案管理人员的负担；（2）提高了档案信息资源的安全性；（3）提高了档案工作人员的专业技术水平。正是由于云计算的成本适中、自动化、易用性、按使用计费等特点，云计算为企业档案管理创新提供了全新的技术。因此企业在推进档案管理创新的过程中，要积极利用云计算技术的优点，充分汲取云计算的优势，为推进档案管理工作的创新注入新的活力。
2.3 建立创新的档案管理制度
人才是企业发展的关键，尤其是在如今这个竞争日趋激烈的时代，人才发挥的作用是无可替代的。企业要想创新档案管理制度，建立档案管理体系，必须要根据自身的实际情况，制定相应的人才培养制度和计划，从而提高档案管理工作人员的理论和实践水平。此外，企业还可以制定相应的奖励措施，让企业档案管理人员的智力成果能够得到回报和认可，这样才能提高他们在工作中创新的积极性。同时，企业可以建立优胜汰劣的档案管理工作人员管理机制，让档案人员之间形成互相的竞争关系，从而提升档案管理工作的高效性。
2.4 企业档案管理的技术创新
随着网络技术的不断发展，企业档案管理工作越来越便捷，一是，档案管理拥有一个完整的网站服务体系。档案管理工作复杂，创建档案电子系统，能够提高工作效率，在局域网中创建档案数据网站，为搜寻档案数据和拓展档案的传播范围提供便利；二是，创建一个电子文档中心。企业档案的资料多，包括管理性文件、人力资源档案等。因此应该创建一个电子文档中心，实现文件快速储存、保密等功能，减轻管理人员的工作量，降低成本；三是，档案信息资源共享。企业的档案信息庞大且复杂，不易管理，企业的员工档案不只是企业管理，还涉及到其他方面，如人才市场、居住地、政府部门等，因此档案需要共享，企业应该努力实现档案资源共享，从而实现可持续发展；四是，完善互联网服务功能。可创建一个档案数据网站，让档案管理工作者更好地搜集档案数据。另一方面，为了使档案所有者与档案管理者能够更好地进行信息交流，可以在网站中设置电子信箱或在线客服，这样能够方便员工进行档案查询。
结束语
综上，要做好档案管理的创新，企业应该重视档案管理工作，并根据企业自身的实际情况进行创新，可以将云计算引入档案管理中，提高档案管理的效率，真正实现档案管理的智能化，提高档案管理的整体水平，此外还应该加强对档案管理人员的培训工作，提高其专业素质和技能，从而更好的服务于企业。
参考文献
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